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本文目錄一覽

1，紅頭上行文格式
2，上行文的格式
3，公文上行文的格式
4，公文的正確格式

1，紅頭上行文格式

按照國標的說明紅頭以美觀為主，一般來說發文機關標識上邊緣距版心上邊緣80mm，紅線據版心上邊緣135mm。

紅頭上行文格式

2，上行文的格式

樓上好夸張，寫那么多干嗎啊…… 先看看例文： http://www.ctaxnews.com.cn/gwmb/yj_1.htm 上行文亦即向國務院報送的請示或報告。其文頭在眉首區要留出供國務院領導批示簽署意見的空白區，因此眉首區比一般公文為大。這種格式要求在一般公文格式的眉首區整體往下移55mm，以保證發文機關名稱與版心上邊沿距離80mm。由于上行文要由行文機關負責人簽名，簽名位置與發文字號在同一水平線上，為此發文機關的字號就不能放在正中位置，應左移至版心左邊緣空一個字位置標識。負責人及其簽名在版心右邊緣空一個字位置標識。簽發人姓名應用3?？w。簽發人與簽發人姓名之間用冒號分隔。如上行文或下行文中有幾個單位聯合行文，則其格式與上、下行文格式相同，同是在發文機關名稱欄應把多個機關名稱順序列上，后加文件二字，居中擺放。如聯合行文單位過多，則要注意保證第一頁有正文，如保證不了就只好縮小發文機關名稱的字號。在聯合行文時主辦機關應列在第一位。單位領導人簽名在聯合行文時與機關名稱排列一致。這時紅色反線下移。多個單位聯合行文，其發文字號只有一個，也就是主辦單位的發文字號。下行文聯合行文不需標識簽發人和簽發人姓名，因此其發文字號應列在中間。

上行文的格式

3，公文上行文的格式

　　上行文與一般公文相比，需要注意的是：上報公文必須注明簽發人或會簽人姓名。相關格式規定為：上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人后標全角冒號，冒號后用2號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅反線與之的距離為4mm。　　完整的公文格式如下：　　國家行政機關公文格式GB/T9704-1999 　　1 范圍　　本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規則。　　本標準適用于國家各級行政機關制發的公文。其他機關可參照執行。　　使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。　　2 引用標準　　下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用面成為本標準的條文。本標準出版時，所標版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。　　GB/T148－1997 印制、書寫和繪圖紙幅面尺寸。　　3 定義　　本標準采用下列定義　　3.1 字word 　　標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。　　3.2 行line 　　標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行。　　4 a紙張定量為60g/m2~80g/ m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％～90％，橫向折度≥15次，不透明度≥85％，PH值為7.5~9.5。　　5 公文用紙幅面及版面尺寸　　5.1 公文用紙幅面尺寸　　公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm，尺寸允許偏差見GB/T148。　　5.2 公文頁邊與版心尺寸　　公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm 　　公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm 　　版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）　　6 文中圖文的顏色　　未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。　　7 排版規格與印刷裝訂要求　　7.1 排版規格　　正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行28個字。　　7.2 制版要求　　版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。　　7.3 印制要求　　雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實，均勻；字面不花、不白、無斷劃。　　7.4 裝訂要求　　公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90o，無毛茬或缺損。　　8 公文中各要素標識規則　　本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版芯，即156mm）以上的各要素統稱訓眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。　　8.1.1 公文份數序號　　公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。　　8.1.2 秘密等級和保密期限　　如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級各保密期限之間用“★”隔開。　　8.1.3 緊急程度　　如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。　　8.1.4 發文機關標識　　由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。　　發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。　　聯合行文時應使用主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，保證公文首頁顯示正文。　　8.1.5 發文字號　　發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。　　發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。　　8.1.6 簽發人　　上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人后標全角冒號，冒號后用2號楷體字標識簽發人姓名。　　如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅反線與之的距離為4mm。　　8.2 主體　　8.2.1 公文標題　　紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。　　8.2.2 主送機關　　標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。　　8.2.3 公文正文　　主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。　　8.2.4 附件　　公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如：“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件（或帶序號）。　　8.2.5 成文時間　　用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”；成文時間的標識位置見8.2.6。　　8.2.6 公文生效標識　　8.2.6.1 單一發文印章　　單一機關制發的公文在落款處不署發文機關的名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。　　當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；　　當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。　　8.2.6.2 聯合行文印章　　當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。　　當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。　　8.2.6.3 特殊情況說明　　當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。　　8.2.7 附注　　公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。　　8.3 版記　　8.3.1 主題詞　　“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空一字。　　8.3.2 抄送　　公文如有抄送，在主題詞下1行；左空一字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。　　8.3.3 印發機關和印發時間　　位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3 號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。　　8.3.4 版記中的反線　　版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。　　8.3.5 版記的位置　　版記應置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。　　9 頁碼　　用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻滓院蟮捻摬粯俗R頁碼。　　10 公文中的表格　　公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙賈碼表頭在切口一邊。　　公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。　　11 公文的特定格式　　11.1 信函式格式　　發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦使用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條武文線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行距中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。　　11.2 命令格式　　命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發人名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人名章下一行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他從本標準相關要素說明。　　11.3 會議紀要格式　　會議紀要標識由“××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準規定。　　12 式樣　　A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；上報公文首頁版式見圖3；公文末頁版式見圖4；聯合行文公文末頁版式見圖5；聯合行文公文末頁版式見圖6。　　詳細情況參見公文處理網站http://www.e9188.cn/ 　　有詳細的格式介紹及圖示、相關模板

公文上行文的格式

4，公文的正確格式

公文的格式指公文的整體格局及公文的外部組織形式。公文具有固定的結構形式，它要求結構完整、標識準確、各單位保持一致。為提高公文質量，黨和國家對公文的格式都作了具體的規定。如2000年8月24日國務院頒發的《國家行政機關公文處理辦法》第三章“公文格式”中規定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成”。各數據項目的排列必須遵循國家規定的統一要求。按照上述內容，公文結構形式可分為三大塊，即眉首、主體、版記。眉首眉首即文件版頭，也稱文件頭，它是由公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等項目組成。(1)公文份數序號。指公文印刷的份數的順序編號，標注在文件首頁左上端。(2)秘密等級和保密期限。秘密等級分秘密、機密、絕密，標注在文中首頁右上端。如需要同時標識保密期限，將保密期限與密級標在同一行，中間用“★”隔開。(3)緊急程度。緊急程度分特提、特急、加急、平急，標注在文件首頁右上端。如需要同時標識秘密等級與緊密程度，秘密等級在右上角第一行，緊急程度在第二行。(4)發文機關標識。由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成；對某些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。(5)發文字號。由發文機關代字、年份和序號組成。在發文機關標識下居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；序號不編虛位，不加“第”字；年份標全稱，用六角括號括入。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。(6)簽發人。上行文需要標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空一字，簽發人姓名居右空一字。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第一行，其他簽發人姓名居主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次排列。發文字號與最后一個簽發人同處一行。主體主體即公文正文，也是公文結構的核心部分，它是由公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文日期、公文生效標識、附注等項目組成。(1)公文標題。由發文機關、發文概括內容和公文種類組成。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標書名號。公文標題可分一行或多行居中排布。(2)主送機關，即公文的主要行文對象。應頂格寫。下行文，如普發文、“公告”、“通知”等要求各單位都了解和執行的公文可不寫主送機關。上行文一般只寫一個主送機關，如需要同時報幾個上級機關，可用“抄送”形式或在寫主送單位名稱時按上行關系加上“并報”二字。(3)公文正文。這是公文的核心內容。一般由開頭、主體、結尾三部分組成。正文在主送單位下面另起一行，每自然段左空兩字寫。(4)附件。附件是隨文附上的有關文字材料、圖表、統計數字等，在正文之后、成文日期之前注明附件的順序和名稱。(5)成文日期。公文發文的年月日，以領導人簽發的日期為準。聯合行文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；電報，以發出日期為準。(6)公文生效標識。它是證明公文效力的表現形式，包括發文機關印章或簽署人姓名。單一機關發文加蓋印章時應端正、居中，下壓成文日期。當聯合行文需要加蓋三個印章時，應將各發文機關名稱或簡稱按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋其上。(7)附注。它是指公文需要說明的其他事項。居左空兩字加括號標識在成文日期下一行。版記版記也稱文件尾，它是由主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等項目組成，整個版記部分排列在文件末頁下端。(1)主題詞。即用規范化動詞、名詞或詞組簡明扼要地反映公文主要內容的規范化名詞或名詞性詞組組成，所有正式文件均應標注主題詞，主題詞居左頂格標識。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。(2)抄送機關。指主送單位之外需要了解此公文內容的有關單位。公文如有抄送機關，在主題詞下一行標注，中間用直線隔開。(3)印發機關和印發日期。印發日期以公文付印的日期為準。印發機關和印發日期同處一行在抄送單位下一行排列，中間用直線隔開。

原發布者:初吻給了田家炳紅頭文件格式標準備注：份號、密級和期限和緊急程度可刪去，發文字號距離紅色分隔線4mm。標題（2號小標宋體，如電腦中沒有此字體，可下載“方正小標宋簡體”）發文對象：（標題下空一行頂格，3號仿宋）X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）一、X X X(黑體)X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）（一）X X X（楷體）X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）1.X X X仿宋X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）（1）X X X仿宋X X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）附件：1.X X X(正文下一行右空兩字)2.X X X單位名稱（附件下兩行居成文日期中，如標題中有單位名稱，最后落款不用再署單位名稱，只署成文日期。）成文日期（右空四字，用阿拉伯數字，如2016年10月23日）1.標題：用2號小標宋體字，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2.正文：用3號仿宋體字，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注，所有字體不必加粗。每級標題單獨成行時，句末不加標點。正文每面排22行，每行28個字。3.附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，

政府公文格式：紙張：公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm×297 mm。字體：保密等級字體：一般用3號或4號黑體。緊急程度字體：字體和字號與保密等級相同(3號或4號黑體)。文頭的字體：大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色(一般為紅)發文字號的字體：一般采用3號或4號仿宋體。簽發人的字體：字體字號與發文字號相同(3號或4號仿宋體)。標題的字體：字體一般宋體、黑體，字號要大于正文的字號。主送機關的字體：一般采用3號或4號仿宋體。正文的字體：常用3號或4號仿宋體。附件的字體：常用3號或4號仿宋體。作者的字體：字體字號與正文相同(3號或4號仿宋體)。日期的字體：字體字號與正文相同(3號或4號仿宋體)。注釋的字體：小于正文的的4號或小4號仿宋體。主題詞的字體：常用3號或4號黑體[公文寫作]公文格式排版中的字體要求[公文寫作]。抄送機關的字體：與正文的字體字號相同(常用3號或4號仿宋體)或小一號的文字。印發說明的字體：與抄送機關的字體字號相同(常用3號或4號仿宋體)或小一號的文主標題(又稱一級標題)為二號宋體(加粗)，二級標題為三號黑體，三級標題為三號仿宋加粗。正文均為三號仿宋。且主標題以外的部份的標題和正文可采用小三號字體，但以三號為最正規。02眉首部分：主要標識公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等要素。1、公文份數序號。公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。標識時，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。2、秘密等級和保密期限。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“機密”、“絕密”三級。新《辦法》規定，涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號，“秘密”、“機密”、“絕密”公文均應標注保密期限。標識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。3、發文機關標識。發文機關標識由發文機關名稱和“文件”二字組成，如“XX省人民政府文件”等。對一些特定公文可只標識發文機關名稱(函件)。發文機關標識應當使用發文機關全稱或規范化簡稱。標識位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報的公文發文機關標識在上邊緣到版心上邊緣80mm處。國家質量技術監督局發布的《國家行政機關公文格式》還規定，發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號一般應小于22mmX15mm。聯合行文時，主辦機關名稱排列在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布。聯合行文機關過多時，必須保證公文首頁顯示正文。03主體部分：主要標識公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、發文機關印章、附注等要素。1、公文標題。一般由發文機關名稱、概括而成的公文主要內容和公文種類組成，如《XX省人民政府關于大力發展民營科技企業的決定》、《XX省人民政府辦公廳關于進一步做好春季農業生產和當前農村經濟工作的通知》等。公文標題是文件內容的高度概括，文字要求準確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標宋體字?；匦袝r要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當，做到既有美感，又要避免產生異義。除法規、規章名稱加書名號外，公文標題一般不用標點符號。2、主送機關。指公文的主要受理機關，書寫時應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。上行文一般只寫一個主送機關，必須同時報送幾個主送機關的，可以用抄送形式;下行文可以有兩個以上的主送機關，但是，如果主送機關過多，則一般用規范的統稱，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部門：”等。標識位置在標題下空1行處，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。04公文函格式：公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下。首部：主要包括標題、主送機關兩個項目內容。1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規范化簡稱，其后用冒號。05正文：其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。1、開頭。主要說明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然后再交代根據，以說明發文的緣由。2、主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。06公文函用法：1、下級機關向上級機關詢問一般事宜，或上級機關答復或催辦下級機關有關事宜。2、平行機關或不相隸屬機關之間商洽有關事宜，3、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關報送某項材料或統計某些數字等時，也常用公函。4、向上級機關請示較小事宜也常用函。

國家行政機關公文格式GB/T9704-1999 　　1 范圍　　本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規則?！　?本標準適用于國家各級行政機關制發的公文。其他機關可參照執行。　　使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。　　2 引用標準　　下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用面成為本標準的條文。本標準出版時，所標版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。　　GB/T148－1997 印制、書寫和繪圖紙幅面尺寸?！　? 定義　　本標準采用下列定義　　3.1 字word　　標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間?！　?.2 行line　　標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行?！　? a紙張定量為60g/m2~80g/ m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％～90％，橫向折度≥15次，不透明度≥85％，PH值為7.5~9.5。　　5 公文用紙幅面及版面尺寸　　5.1 公文用紙幅面尺寸　　公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm，尺寸允許偏差見GB/T148。　　5.2 公文頁邊與版心尺寸　　公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm 　　公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm 　　版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）　　6 文中圖文的顏色　　未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。　　7 排版規格與印刷裝訂要求　　7.1 排版規格　　正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行28個字。　　7.2 制版要求　　版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。　　7.3 印制要求　　雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實，均勻；字面不花、不白、無斷劃。　　7.4 裝訂要求　　公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90o，無毛茬或缺損。　　8 公文中各要素標識規則　　本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版芯，即156mm）以上的各要素統稱訓眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。　　8.1.1 公文份數序號　　公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。　　8.1.2 秘密等級和保密期限　　如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級各保密期限之間用“★”隔開。　　8.1.3 緊急程度　　如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。　　8.1.4 發文機關標識　　由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。　　發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。　　聯合行文時應使用主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，保證公文首頁顯示正文。　　8.1.5 發文字號　　發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。　　發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。　　8.1.6 簽發人　　上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人后標全角冒號，冒號后用2號楷體字標識簽發人姓名。　　如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅反線與之的距離為4mm。　　8.2 主體　　8.2.1 公文標題　　紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。　　8.2.2 主送機關　　標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送?！　?.2.3 公文正文　　主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。　　8.2.4 附件　　公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如：“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件（或帶序號）。　　8.2.5 成文時間　　用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”；成文時間的標識位置見8.2.6。　　8.2.6 公文生效標識　　8.2.6.1 單一發文印章　　單一機關制發的公文在落款處不署發文機關的名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色?！　?當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；　　當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上?！　?.2.6.2 聯合行文印章　　當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm?！　?當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。　　8.2.6.3 特殊情況說明　　當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決?！　?.2.7 附注　　公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行?！　?.3 版記　　8.3.1 主題詞　　 “主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空一字?！　?.3.2 抄送　　公文如有抄送，在主題詞下1行；左空一字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。　　8.3.3 印發機關和印發時間　　位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3 號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識?！　?.3.4 版記中的反線　　版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。　　8.3.5 版記的位置　　版記應置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。　　9 頁碼　　用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻滓院蟮捻摬粯俗R頁碼。　　10 公文中的表格　　公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙賈碼表頭在切口一邊?！　?公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上?！　?1 公文的特定格式　　11.1 信函式格式　　發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦使用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條武文線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行距中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明?！　?1.2 命令格式　　命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發人名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人名章下一行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他從本標準相關要素說明?！　?1.3 會議紀要格式　　會議紀要標識由“××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準規定。　　12 式樣　　A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；上報公文首頁版式見圖3；公文末頁版式見圖4；聯合行文公文末頁版式見圖5；聯合行文公文末頁版式見圖6。詳細情況參見公文處理網站http://www.e9188.cn/有詳細的格式介紹及圖示、相關模板

公文格式:　　1、標題　　公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三要素”?！　?、主送機關　　上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文，叫普發公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可采用抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體排印，回行時頂格，最后一個主送機關名稱之后用全角冒號?！　?、正文　　這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數事。文中的結構層次序數應準確掌握和使用?！　?、發文機關　　寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發文機關對公文生效的憑證。　　5、發文日期　　公文必須注明發文日期，以表明公文從何時開始生效。發文日期位于公文的末尾、發文機關的下面并稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱，以免日后考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為準。一般以領導人最后簽發的日期為準，經會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準。應用阿拉伯數字編寫成文日期，如2013年7月9日，成文日期在正文之下一般空2行、右邊空4個字，用3號仿宋體排印,發文單位署名在成文日期上一行和日期居中對齊?！　?、抄送單位　　是指需要了解此公文內容的有關單位。一般均用上下兩條線隔開，抄送指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執行或知曉內容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規范化簡稱、統稱。抄送機關名稱標注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，后標全角冒號。抄送機關名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句號。一行不夠用二行,二行與冒號后對齊?！　?、文件版頭　　正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關）文件”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托?！　?、公文編號　　一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發〔1997〕5號”，代表的是國務院一九九七年第五號發文?！皣l”是國務院的代字，“〔1997〕”是年號，（年號要使用方括號“〔〕”），“5號”是發文順序號。幾個機關聯合發文的，只注明主辦機關的發文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在于統計發文數量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。　　9、簽發人　　許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發人名，以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發人：×××”。　　10、機密等級　　機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常定格標在版心右上角第一行。機密公文還要按份數編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退?！　?1、緊急程度　　這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處?！　?2、閱讀范圍　　根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發送和閱讀范圍，通常寫在發文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規定閱讀范圍?！　?3、附件　　這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后、發文機關之前，注明附件的名稱和件數，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”?！　≈糜谥骷螅砥鹨豁撻_始排印，與主件裝訂在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯數字依次標注序號。附件名稱長需要回行時，應當與附件名稱的文字對齊序號后面用小圓點。例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用"附",十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。公文紙一般用16開，在左側裝訂?！　?4、印章　　除“會議紀要”和以電報形式發出的公文外，均應加蓋發文機關的印章。印章距正文2mm―4mm居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上?！　?5、印制版記　　公文格式三要素　　由發文機關名稱、印發日期及兩條橫線組成。印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發時間用阿拉伯數字、年份不能簡寫。上行文的，印發日期后接著排印“印”字；下行文平行文的，排印“印發”2字?！　」母袷降娜兀簶祟}、正文、版記。