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四象限法則,四象限法則的介紹

來源:整理 時(shí)間:2023-03-19 21:34:37 編輯:好學(xué)習(xí) 手機(jī)版

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1,四象限法則的介紹

究竟什么占據(jù)了人們的時(shí)來間?這是一個(gè)經(jīng)常令人困惑的問題。著名管理自學(xué)家科維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論,把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的2113程度進(jìn)行了劃分,基本上可以分為四個(gè)5261“象限”:既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但4102不重要、既不緊急也不重要。這就是關(guān)于時(shí)間1653管理的“四象限法則”。

四象限法則的介紹

2,什么是時(shí)間管理四象限法

如今的時(shí)代是需要自我承擔(dān)責(zé)任和自主行動(dòng)的人的時(shí)代!是需要自己通過業(yè)績(jī)和實(shí)力來任命自己的時(shí)代!僵死不活的企業(yè),或者進(jìn)入生存困境的企業(yè),老板將最先失去耐性,也將最先淘汰不能自我奮進(jìn)的人!而在學(xué)歷、知識(shí)等各種基本素質(zhì)相差無幾之時(shí),什么能夠讓你脫穎而出呢?職業(yè)化能力!職業(yè)化的習(xí)慣!習(xí)慣是行為的自動(dòng)化,不需要特別的意志努力,不需要?jiǎng)e人的監(jiān)控,在什么情況下就按什么規(guī)則去行動(dòng)。習(xí)慣一旦養(yǎng)成,就會(huì)成為支配人生的一種力量,它可以主宰人的一生。而時(shí)間管理則是一個(gè)最基本的習(xí)慣,它是你工作是否高效的基礎(chǔ)。 大家都知道,“時(shí)間就是效率”、“時(shí)間就是金錢”、“時(shí)間就是生命”、“一寸光陰一寸金,寸金難買寸光陰”……世界幾乎全面地在進(jìn)步,但我們一天還是只有24小時(shí)。最成功和最不成功的人一樣,一天都只有24小時(shí),但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時(shí)。條件基本相同的兩個(gè)人同時(shí)面對(duì)相同的工作量,有的焦頭爛額,而有的輕松自如,問題出在哪里呢?就是分清工作的輕重緩急!在此向大家介紹時(shí)間管理技巧里面的其中一部分——第二象限組織法。 一、傳統(tǒng)時(shí)間管理法的核心:以“急”為重 低效的管理者大抵陷入了傳統(tǒng)時(shí)間管理的圈套,天天處理“急事”,天天救火,在焦頭爛額的同時(shí),內(nèi)心深處還會(huì)升騰一種“忙”的“成就感”!從而也就深陷其中而不能自拔,把本來可以不“急”的事情也逐步轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹薄笔?,加上“成就感”作怪,員工是救火隊(duì)員,干部是救火隊(duì)長(zhǎng),整個(gè)組織就變?yōu)榫然鸫箨?duì)。 大家可以仔細(xì)想想,救火隊(duì)能夠讓財(cái)產(chǎn)升值嗎?所以,忙是瞎忙。 二、高效時(shí)間管理法的核心:先輕重,后緩急 在考慮行事的先后順序時(shí),應(yīng)先考慮事情的“輕重”,再考慮事情的“緩急”,也就是我們通常采用的“第二象限組織法”。用時(shí)間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關(guān)系,請(qǐng)看四象限圖: 1、第一象限是重要又急迫的事。 舉例:諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時(shí)完成工作、住院開刀等等。 這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力的時(shí)刻,也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了,我們很會(huì)可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記,很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備不足,而變成迫在眉睫。 本質(zhì)是缺乏有效的工作計(jì)劃導(dǎo)致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的,這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況,就是“忙”。 2、第二象限是重要但不緊急的事。 案例:主要是與生活品質(zhì)有關(guān),包括長(zhǎng)期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級(jí)提出問題處理的建議等等事項(xiàng)。 荒廢這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大,使我們陷入更大的壓力,在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之,多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力,縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施,很多急事將無從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α?,所以必須主?dòng)去做,這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。 這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標(biāo)志,建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作,以使第一象限的“急”事無限變少,不再瞎“忙”。 3、第三象限是緊急但不重要的事。 舉例:電話、會(huì)議、突來訪客都屬于這一類。 表面看似第一象限,因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺——實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn),自以為是在第一象限,其實(shí)不過是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。 4、第四象限屬于不緊急也不重要的事。 舉例:閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。 簡(jiǎn)而言之就是浪費(fèi)生命,所以根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們往往在一、三象限來回奔走,忙得焦頭爛額,不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動(dòng),因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長(zhǎng)的路,反而是對(duì)身心的毀損,剛開始時(shí)也許有滋有味,到后來你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。 現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作,你在哪個(gè)象限花的時(shí)間最多?請(qǐng)注意,在劃分第一和每三象限時(shí)要特別小心,急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事。其實(shí)二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo),如果答案是否定的,便應(yīng)歸入第三象限。
1)象限法(排序法)。 重要緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急 注意:雖然有些人接觸過這一理論,但未必掌握實(shí)質(zhì),象限法應(yīng)用場(chǎng)合一般是在出現(xiàn)臨時(shí)任務(wù)時(shí)的處理方法 判斷是否重要的標(biāo)準(zhǔn) >標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)目標(biāo)貢獻(xiàn)大小,即以目標(biāo)為導(dǎo)向。重要不緊急的工作一般需要消耗的時(shí)間較長(zhǎng),是日常的工作核心,它應(yīng)該成為工作的常態(tài)。重要緊急、重要不緊急的工作往往是臨時(shí)的任務(wù)往往來自外部,對(duì)臨時(shí)性任務(wù)的判斷是很關(guān)鍵的,判斷錯(cuò)誤可能帶來麻煩,讓你迎接不暇??梢杂萌蝿?wù)延誤對(duì)客戶造成的影響度來衡量,以確定是重要還是不重要的任務(wù)。實(shí)際上很多的緊急工作都曾經(jīng)包含在不緊急的工作范圍內(nèi),往往由于我們當(dāng)時(shí)沒有處理好,不緊急變成了緊急。 抓住兩個(gè)根本: 第一應(yīng)該明確全天的主導(dǎo)工作:重要不緊急的工作是日常工作的主導(dǎo) 第二判斷好什么事是重要的,什么事是緊急重要的和緊急不重要的,明確各項(xiàng)工作的順序。 小故事:一位哲學(xué)家看到一位農(nóng)夫在砍樹,因?yàn)楦^很鈍,盡管砍的很有力但每次砍的東西并不多,于是哲學(xué)家問農(nóng)夫,為什么不把斧頭磨鋒利了再砍,農(nóng)夫回答說:沒時(shí)間。 這個(gè)故事聽起來象個(gè)笑話,其實(shí)生活中這樣的事情很多,這樣的農(nóng)夫也很多
簡(jiǎn)短回答: 先分輕重、后辯緩急: 1、重要緊急 2、重要不急 3、不重要緊急 4、不重要不緊急

什么是時(shí)間管理四象限法

3,如何區(qū)分時(shí)間管理四象限法則的四個(gè)象限

時(shí)間四象限法的提出者是美國(guó)管理學(xué)家柯維先生,一經(jīng)面世,得到眾人的認(rèn)可和支持,所以基本上現(xiàn)在如果要討論時(shí)間管理,那么四象限法是必不可少的。這個(gè)法則的主要意思就是兩個(gè)維度的變量劃分成四個(gè)區(qū)間,然后按照四個(gè)區(qū)間的定義將我們的計(jì)劃任務(wù)放進(jìn)去。這兩個(gè)維度分別是重要性和緊急性,由此劃分成四個(gè)區(qū)間分別是重要緊急,重要不緊急,緊急不重要,不緊急不重要。何謂之重要?何謂之緊急?就如一千個(gè)人心目中有一千個(gè)哈姆雷特一樣,一千個(gè)人也會(huì)對(duì)重要和緊急有一千個(gè)答案。每一個(gè)人、每一個(gè)崗位、每一個(gè)角色、,每一個(gè)階段,可能對(duì)重要和緊急的理解都會(huì)有所差異。所以四象限法則不是教會(huì)大家找到重要和緊急事務(wù)的結(jié)果,而是灌輸一個(gè)理念、傳達(dá)一個(gè)信息---面對(duì)任何事務(wù),我們心目中都要堅(jiān)持這樣一個(gè)原則就是不管什么時(shí)候我們都要堅(jiān)持對(duì)準(zhǔn)備接受的事務(wù)作出一個(gè)快速而準(zhǔn)確的判斷,這件事情對(duì)我而言是重要的嗎,是緊急的嗎? 重要性主要是針對(duì)事務(wù)和我們已經(jīng)設(shè)定的目標(biāo)是否相吻合,吻合度越高就代表越重要,只是這個(gè)吻合度如何確定,那就只能是靠個(gè)人決定了!緊急的判斷標(biāo)準(zhǔn)是事務(wù)完成的時(shí)間要求了,這個(gè)比較容易理解,難點(diǎn)是在如何確定多長(zhǎng)時(shí)間要求才是緊急呢?這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)各人也會(huì)有各自的標(biāo)準(zhǔn)的,只是一旦我們定下了標(biāo)準(zhǔn),最好盡量不要改動(dòng)它,因?yàn)橐坏┮呀?jīng)訂好的標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)常變動(dòng),那么結(jié)果只能是你永遠(yuǎn)都不知道什么事情才是緊急的,那么你永遠(yuǎn)都會(huì)為所謂“緊急”的事情而在奔波忙碌。 如果說我們已經(jīng)在頭腦中對(duì)四象限法則的四個(gè)象限有了一定的概念,我們自然就會(huì)想我們?nèi)粘9ぷ骱蜕町?dāng)中的各類事情如何對(duì)號(hào)入座呢?哪些事情才是正確的對(duì)應(yīng)那個(gè)象限呢?重要緊急:危機(jī)事件;重要不緊急:文案工作;緊急不重要:協(xié)調(diào)溝通;不緊急不重要:瑣碎事務(wù)。危機(jī)事件外還要加上領(lǐng)導(dǎo)交辦的緊急事務(wù)。這是一個(gè)現(xiàn)實(shí)情況,我們需要正視的情況,因?yàn)槲覀兪菆F(tuán)隊(duì)組織架構(gòu),團(tuán)隊(duì)管理者交辦的工作可以視為團(tuán)隊(duì)的緊急事務(wù),當(dāng)然也就是重要而緊急了,但是是這一條很容易就成為我們時(shí)間管理的黑洞,因?yàn)橛袝r(shí)候領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)并不一定緊急,作為執(zhí)行者最應(yīng)該做得就是確認(rèn)任務(wù)是否緊急是否重要。重要不緊急:寫總結(jié)和計(jì)劃,按照原定計(jì)劃所開展的各類工作,如匯報(bào)、如拜訪客戶、如和家人出外聚餐等等;緊急不重要:臨時(shí)協(xié)調(diào)事務(wù)、重要工作的重新辦理;不緊急不重要:這個(gè)最難總結(jié)了,看看其他部門發(fā)的郵件,閑余時(shí)間打牌唱歌,看看小說上網(wǎng)瀏覽新聞,或者找個(gè)地方曬太陽發(fā)呆。 不同的人、不同崗位、不同情緒、不同階段的人對(duì)所謂重要和緊急的事情的定義都不盡相同,同一個(gè)人因?yàn)閴毫?、情緒、心情的不同也有可能不同,看心理醫(yī)生,進(jìn)行情緒調(diào)節(jié)對(duì)很多人來說是不重要不緊急,但是如果對(duì)于一個(gè)遇到重大挫折且宣泄無門的人來說就是重要而緊急。對(duì)于一個(gè)連續(xù)加班N天,每晚工作到深夜、身心疲憊的人來說,看電影旅游散心等在其他人看來不緊急不重要的事情對(duì)其而言卻是重要而緊急的。所以說我們?cè)诿鎸?duì)各種事物的面前,一定要結(jié)合自身的目標(biāo)設(shè)定及身心狀態(tài)來確定各個(gè)事務(wù)
時(shí)間管理里的四象限法則,應(yīng)該按照緊急和重要的程璐來進(jìn)行理解,例如:緊急且重要、重要但不緊急、不重要但緊急、不緊急且不重要。根據(jù)這四種情況所區(qū)分出來的四個(gè)象限,在這方面可以使用敬業(yè)簽這款軟件來進(jìn)行時(shí)間管理。敬業(yè)簽是一款功能比較全面的桌面便簽軟件,分為個(gè)人便簽和團(tuán)隊(duì)協(xié)作便簽,主要功能包括:云儲(chǔ)存、多端云同步、提醒待辦事項(xiàng)、時(shí)間管理、標(biāo)記已完成、月視圖和時(shí)間軸等。在敬業(yè)簽記錄的每條便簽和待辦事項(xiàng)內(nèi)容都可以單次定時(shí)提醒或按天、周、月、季度、年的規(guī)則進(jìn)行重復(fù)提醒、重要事項(xiàng)提醒、延時(shí)提醒等,還能綁定微信提醒、電話語音和短信提醒,同步接收待辦事項(xiàng)消息。
針對(duì)四個(gè)象限的事情,相當(dāng)多的資料給出了這樣一個(gè)處理的指導(dǎo)意見:第一象限的事情要馬上去做,第二象限的事要安排好計(jì)劃去做,第三象限的事是授權(quán)別人去做,第四象限的事是盡量不要做。我們接下來逐個(gè)破解,首先是重要而緊急的事情,要馬上做,這是沒有問題的,但是在處理這個(gè)象限的事務(wù)的時(shí)候我們要時(shí)刻都要記住這樣一個(gè)原則,就是馬上做之前還有一個(gè)動(dòng)作,就是判斷這件事情能否往第二象限重要不緊急的方向轉(zhuǎn)移,或許大家的結(jié)論都是悲哀的,現(xiàn)實(shí)狀況下幾乎是不可能的,但是如果我們作為自己時(shí)間的管理者都不能堅(jiān)持來主導(dǎo)自己的時(shí)間,那么根本就不會(huì)有人會(huì)幫助你管理時(shí)間的,這也是反映了時(shí)間管理的最重要原則就是自主性。在面對(duì)緊急重要的事務(wù)的時(shí)候首先思考能否轉(zhuǎn)移,詢問事務(wù)的發(fā)起者發(fā)表自己的意見爭(zhēng)取將事務(wù)的性質(zhì)進(jìn)行轉(zhuǎn)變,另外還有就是提前準(zhǔn)備。第二象限是重要而不緊急,這一塊的工作按道理來說就算是自己所做的工作計(jì)劃中有序開展的內(nèi)容了。因?yàn)槭呛湍繕?biāo)高度吻合,而且已經(jīng)提前做好了計(jì)劃、有充分準(zhǔn)備的工作,理所當(dāng)然的這種類型的工作勢(shì)必會(huì)是我們重視并且得到妥善處理的。而現(xiàn)實(shí)當(dāng)中卻是恰恰相反,第二象限的工作受到了第一和第三象限工作的擠壓和阻攔,使得這個(gè)區(qū)域的工作很多時(shí)候由重要不緊急變成了重要而緊急,因?yàn)樵居?jì)劃好的時(shí)間都被緊急的事情占用了,唯一的結(jié)果就是讓不緊急變成了緊急。所以在對(duì)待第二象限的工作,我們要有一個(gè)堅(jiān)持的態(tài)度,堅(jiān)持一個(gè)原則底線,不管其他緊急的事情如何撲面而來,也不要讓其影響到這個(gè)象限的事情。一旦發(fā)現(xiàn)緊急的事情造成惡劣的影響,有人就會(huì)說那我加班來處理不就行了嘛?加班就是一種不良現(xiàn)象,就是因?yàn)闀r(shí)間管理不科學(xué)才迫使你要加班,所以說時(shí)間管理中出現(xiàn)加班就是管理失敗的表現(xiàn)了。在四個(gè)象限當(dāng)中,第二象限的工作是最重要的也是最體現(xiàn)我們的時(shí)間管理的質(zhì)量的,這是時(shí)間管理中的第一原則。第三象限是緊急不重要,這是一個(gè)很糾結(jié)的區(qū)域,既然是緊急的事情,那么按照我們的思維習(xí)慣那就要趕緊去完成它,但是它卻不重要,也就是說它極有可能不在我們的目標(biāo)范圍之內(nèi)的,是屬于額外的不可預(yù)見的事情,而且最最為關(guān)鍵的是,這些緊急不重要的事情很有可能是由一些“極為關(guān)鍵”的人所下達(dá)的。稍微不慎,會(huì)導(dǎo)致極其惡劣的后果,那可如何是好。好多網(wǎng)絡(luò)上的材料給出的指導(dǎo)意見是:授權(quán)別人去做。先不討論這種方法的實(shí)際操作性,光是這種做法的逃避態(tài)度我覺得就不是很恰當(dāng)了。憑什么別人就愿意接受你的授權(quán)呢?憑什么你就能授權(quán)呢?最重要的是?有多少人具備這種授權(quán)的資源呢?或許有些人能過做到,例如管理者確實(shí)可以將一些緊急不重要的事情,例如出席其他部門組織的一些本部門關(guān)聯(lián)性較低的會(huì)議。但這些都是針對(duì)具備管理權(quán)限的人所設(shè)置的。最起碼一點(diǎn)---授權(quán)是目標(biāo)管理的一種手段,其存在的最基本因素是必須有部屬。而對(duì)于大部分沒有部屬的人而言,授權(quán)似乎只是一種飄渺虛幻的概念而已。對(duì)待緊急不重要的事情,我給出的意見是可推則推,推不掉也要告訴對(duì)方你的態(tài)度,另外還有就是分門別類的把這些所謂的“緊急不重要”的事務(wù)記錄下來,作為下次對(duì)方又要你處理類似事務(wù)的談判籌碼。當(dāng)然,推的意思不是說要推卸責(zé)任,推的目的是在確認(rèn)這項(xiàng)工作確實(shí)是屬于你的工作職責(zé)范疇的基礎(chǔ)上盡最大能力將其轉(zhuǎn)化為不緊急的事務(wù)。在再說上面提到的授權(quán),在我看來恰恰是這樣的授權(quán)過多過濫,而導(dǎo)致了很多人每天不得不面對(duì)眾多的“緊急而不重要”的事務(wù)的一個(gè)重要原因?;蛘呶覀兊囊恍┕芾碚咴谝笞约旱牟繉僭趫?zhí)行一些臨時(shí)下達(dá)的任務(wù)的時(shí)候,想一想是否自己就是那個(gè)造成自己部屬過于忙亂的原因之一。最后一個(gè)象限是不緊急不重要,相對(duì)而言,我是最不認(rèn)可這個(gè)象限的說法的,哲學(xué)上說:存在的就是有意義的,任何事務(wù)都有著其存在的價(jià)值,就算是不緊急不重要,但并不代表它沒有作用。但是翻遍我能看到的所有關(guān)于四象限法的材料中都對(duì)第四象限的事務(wù)是這樣一個(gè)態(tài)度:不緊急不重要的事務(wù),盡量取消不要去做。在討論應(yīng)該如何對(duì)待第四象限的事務(wù)前,我們首先來對(duì)這個(gè)定義套進(jìn)我們認(rèn)為想匹配的事務(wù):看電影、鍛煉身體、打牌、聊天、唱卡拉OK、瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁。。。。。。我提供我的態(tài)度和大家分享:這些看似不重要的事情其實(shí)是我們工作和生活中的潤(rùn)滑劑,是調(diào)節(jié)工作強(qiáng)度和生活壓力的的調(diào)和品,就拿鍛煉身體來說,有些人會(huì)認(rèn)為這是屬于重要不緊急事項(xiàng),所以有人會(huì)很有規(guī)劃的鍛煉身體,也有人喜歡看電影,所以計(jì)劃每周看一場(chǎng)。所以結(jié)論就是:這些放在第四象限的事情有些我們要根據(jù)自己的價(jià)值觀取向來決定是否需要調(diào)整,那些看似無關(guān)緊要的事情也請(qǐng)做好規(guī)劃,只是規(guī)劃的時(shí)候要有意識(shí)的將其所占時(shí)間的比例降到最低,例如打牌唱歌,每天都要參與,那就不是娛樂活動(dòng)而是成為一份工作了。四個(gè)象限的事務(wù)因應(yīng)其重要性和緊急性,在我們的時(shí)間安排中占據(jù)比例各不相同,這里給出一個(gè)參考比例大家可以對(duì)照自己的實(shí)際情況進(jìn)比對(duì)分析,第一象限占20%,第二象限占65%,第三象限站10%,第四象限占5%。這些數(shù)值只是反映了一個(gè)概念,沒有絕對(duì)的意義,因?yàn)閷?shí)際上沒有人能過做到準(zhǔn)確無誤的統(tǒng)計(jì)每時(shí)每刻所發(fā)生的事情所占用時(shí)間的絕對(duì)量。最后我們總結(jié)一下,時(shí)間矩陣也叫四象限法是提供給我們一項(xiàng)對(duì)待時(shí)間管理的工具和概念,讓我們?cè)谧鲇?jì)劃和面對(duì)各項(xiàng)事務(wù)的時(shí)候要有一種良好的態(tài)度習(xí)慣,不但要有主動(dòng)積極的態(tài)度還要有科學(xué)合理的思維習(xí)慣。

如何區(qū)分時(shí)間管理四象限法則的四個(gè)象限

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