2018成都市檔案館歸檔資料目錄，檔案歸檔用的各類章子

來源：整理時(shí)間：2023-01-12 13:05:58 編輯：成都生活手機(jī)版

本文目錄一覽

1，檔案歸檔用的各類章子
2，四川成都的竣工資料目錄順序怎么排
3，求一份電子檔案和電子目錄備份制度
4，求一份檔案管理制度的目錄
5，電子文件歸檔

1，檔案歸檔用的各類章子

第一段說在上級和領(lǐng)導(dǎo)的正確領(lǐng)導(dǎo)下檔案管理工作近年來取得很大成績，各級領(lǐng)導(dǎo)歷來重視檔案管理工作等等第二段說目前檔案歸檔工作任務(wù)仍然艱巨，工具缺少等等第三段提出申請，詳細(xì)列出工具種類，每種多少，單價(jià)多少第四段說總計(jì)申請經(jīng)費(fèi)若干元，由誰負(fù)責(zé)購買等等如果單位較大，有統(tǒng)一采購部門，或者本單位庫存里就有這些用具，第三、四段寫明要多少東西，種類、數(shù)量即可，領(lǐng)導(dǎo)會批給這些部門執(zhí)行。

正本、副本、檔號章等

檔案歸檔用的各類章子

2，四川成都的竣工資料目錄順序怎么排

不了解

因?yàn)楦鞯貐^(qū)省份對竣工資料的要求各有不同，所以面臨這樣的問題的時(shí)候最好的解決辦法就是直接去檔案館、質(zhì)檢站要一份竣工資料目錄，買一份也可以的竣工資料包括ABCD冊、圖紙等內(nèi)容，無法詳細(xì)訴說，整理順序按ABCD冊目錄整理，ABCD冊目錄可以在質(zhì)監(jiān)站購買或索取。我公司及地方檔案館要求按以下要求進(jìn)行裝訂，供參考：目錄第一冊1、施工合同文件及委托監(jiān)理合同2、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則3、設(shè)計(jì)交底與圖紙會審會議紀(jì)要4、施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表5、工程開工/復(fù)工報(bào)審表及工程暫停令6、測量核驗(yàn)資料7、工程進(jìn)度計(jì)劃8、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件第二冊9、檢查試驗(yàn)資料10、工程變更資料11、工程計(jì)量單和工程款支付證書12、監(jiān)理工程師通知單13、報(bào)驗(yàn)申請表14、會議紀(jì)要15、建筑施工安全檢查表16、監(jiān)理月報(bào)17、分部工程、單位工程等驗(yàn)收資料18、監(jiān)理工作總結(jié)

四川成都的竣工資料目錄順序怎么排

3，求一份電子檔案和電子目錄備份制度

第一條為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，建立科學(xué)的檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》關(guān)于“應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度”和“采取先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”的規(guī)定及國家檔案局《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，結(jié)合本市實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于市屬機(jī)關(guān)、鎮(zhèn)、企事業(yè)單位等辦公自動化或使用電腦打印文件定稿過程中產(chǎn)生的具有檔案保存價(jià)值的電子文件的管理。電子文件是指法人及其他組織和個(gè)人在履行公務(wù)中形成的文字、圖表等經(jīng)由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式的電子記錄，也即是當(dāng)實(shí)現(xiàn)文字圖表打印和數(shù)據(jù)處理的同時(shí)仍存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳遞的代碼序列。第三條各歸檔單位應(yīng)當(dāng)對所保管的電子文件采取下列管理措施：（一）相應(yīng)建立電子文件管理制度和落實(shí)技術(shù)措施，確保電子文件信息的真實(shí)性、安全性和完整性；（二）電子文件形成部門或責(zé)任人員負(fù)責(zé)電子文件的收集、積累、保管和整理工作，每季度要進(jìn)行一次收集、整理、備份，到年底統(tǒng)一移交單位檔案員進(jìn)行歸檔整理，做好檢查驗(yàn)收的準(zhǔn)備；（三）凡具有檔案保存價(jià)值的電子文件必須在形成定稿后馬上生成紙質(zhì)文件，并加蓋單位公章，在電子文件與紙質(zhì)文件之間，建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系，進(jìn)行歸檔時(shí)必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔；（四）電子文件一定要與對應(yīng)的紙質(zhì)文件內(nèi)容相一致，才具有保存價(jià)值，紙質(zhì)文件起檔案的憑證作用，電子文件在利用服務(wù)過程中發(fā)揮優(yōu)勢；（五）使用電子文件與電子檔案管理軟件，必須經(jīng)過國家檔案部門的確認(rèn)，以保證其管理方式符合國家檔案管理的規(guī)范。第四條電子文件的收集范圍為有可能作為檔案保存的文件，按照歸檔單位的綜合檔案室有關(guān)各門類檔案的收集范圍執(zhí)行。第五條電子文件的整理應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際，按類別、年度、保管期限、密級等因素分類、排序，參照《檔案著錄規(guī)則》著錄標(biāo)引，并制成機(jī)讀目錄。第六條把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中保管，制作3套拷貝，一套封存保管，一套供查閱使用，第3套交市檔案館保管。用來制作電子文件的載體一定是高質(zhì)量的光盤或磁盤，符合長期或永久保存的要求。第七條歸檔單位要嚴(yán)格執(zhí)行檔案檢查驗(yàn)收管理制度，在每年“三集中”立卷歸檔時(shí)，將全年的備份文書類電子文件的載體（光盤或磁盤）與歸檔文件資料整理后的案卷一起送市檔案局驗(yàn)收，同時(shí)準(zhǔn)備一份備份電子文件目錄給市檔案館保管。第八條送交市檔案館保管的一定是有保存價(jià)值的電子文件，非此不予保存。交由市檔案館保管的備份電子文件不得有假和帶有電腦病毒，同時(shí)填好每張磁盤、光盤的電子文件目錄表，并要主動核對和消毒，做到準(zhǔn)確無誤。第九條歸檔單位要指定有責(zé)任心、又有電腦知識的人員來兼管這項(xiàng)工作，確保各項(xiàng)文書資料與電子文件歸檔工作的落實(shí)。第十條本制度由XXX落實(shí)，從XXXX年XX月XX日開始執(zhí)行。

求一份電子檔案和電子目錄備份制度

4，求一份檔案管理制度的目錄

1.目的和作用2.管理職責(zé)3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容3.1計(jì)劃性文件資料 3.2批示性文件 3.3 法規(guī)性文件 3.4 公司的重大決定 3.5 總結(jié)性文件 3.6 憑證性文件3.7 回報(bào)性材料 3.8 勞資人事資料 3.9 調(diào)研性資料 3.0 聲像制品資料 3.11 證件性文書資料 3.12 饋贈性資料4. 文件資料的立卷歸檔4.1 檔案的收集 4.2 立卷歸檔的時(shí)間 4.3 立卷歸檔的要求 5. 文秘檔案的借閱6.文秘檔案保密要求7.超期檔案的銷毀

《檔案管理制度》立卷歸檔制度一、歸檔范圍：凡是本單位在各項(xiàng)工作活動中直接形成的、已經(jīng)辦理完畢的、具有查考保存價(jià)值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件材料，均應(yīng)依法歸檔，任何人不得以任何借口拒絕歸檔。二、歸檔時(shí)間1、文書檔案：本年度各部門形成的各種不同形式和載體的文件材料，在次年一月底前由檔案室管理人員統(tǒng)一組織布置立卷工作，各部門兼職人員負(fù)責(zé)本部門文件材料立卷工作，按規(guī)定要求完成立卷任務(wù)，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審定后，每年三月份移交檔案室集中統(tǒng)一保管。2、業(yè)務(wù)考績檔案：職稱評定后，按申報(bào)類、考核類、成果類及時(shí)整理歸檔。3、會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門年終立卷，保存一年后，移交綜合檔案室保管。4、設(shè)備檔案：按同一設(shè)備儀器名稱，含設(shè)備購置、合同、說明書、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收記錄等文字材料，指定負(fù)責(zé)人員，收集整理。設(shè)備投入使用后及時(shí)移交檔案室保管。5、聲像檔案在每項(xiàng)工作活動完畢后隨時(shí)整理歸檔。6、實(shí)物檔案：所獲榮譽(yù)獎(jiǎng)品、銅牌等按時(shí)間順序隨時(shí)編號歸檔。三、歸檔要求1、應(yīng)歸檔的文件材料要收集齊全、完整、核對準(zhǔn)確，按照文件材料的形成規(guī)律及其內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行分類、立卷，使案卷能正確反映出本校工作活動的真實(shí)情況，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料一般一式一份。重要或利用頻繁的，可酌情增加歸檔份數(shù)。3、凡歸檔的文件材料，其制作材料必須利于長期保存，同時(shí)要保證圖樣清晰，字跡工整耐久，簽署完備。禁止用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙制作文件。4、案卷封面各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)填寫清楚、準(zhǔn)確；卷內(nèi)文件材料按規(guī)定次序排列、編號，并填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“備考表”。5、歸檔案卷要按一定次序系統(tǒng)排列，按照不同門類、載體和不同保管期限分別進(jìn)行編號，并編制案卷目錄，填寫案卷目錄號。6、歸檔手續(xù)，各部門將文件材料和案卷向檔案室移交時(shí)，應(yīng)編制“移交清單”一式二份，經(jīng)交接雙方核對簽字后，各留一份，以備考查。檔案保管制度一、庫房是本單位檔案集中存放的機(jī)要重地，必須加強(qiáng)管理，非檔案人員一律不得隨意進(jìn)入庫房。二、庫房內(nèi)應(yīng)排列有序，按照保管期限或類別，項(xiàng)目以及項(xiàng)目內(nèi)保管單位順序，依次從左到右，從上到下排列，便于管理和查找。三、檔案庫房必須采取防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等措施，確保檔案的完整、安全。四、做好庫房溫濕度記錄，采取有效措施控制庫房溫濕度。五、嚴(yán)格控制和保管庫房、箱柜的鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。六、庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火，不得存放有腐蝕性、易燃易爆等其他一切與檔案無關(guān)的物品，定期打掃衛(wèi)生、保持庫房的整齊、清潔。七、經(jīng)常地對庫房各項(xiàng)安全措施進(jìn)行檢查，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)采取措施。八、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制，庫藏檔案因移交或銷毀時(shí)，應(yīng)注冊登記，保存依據(jù)。檔案借閱保密制度一、檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《保密法》，自覺遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)決維護(hù)黨、國家的安全。二、檔案工作人員忠于職守，不得利用工作之便私自將有秘級的檔案帶出檔案室，不得摘錄、復(fù)制或與無關(guān)人員談?wù)摍C(jī)密檔案。三、檔案人員應(yīng)按保密要求、保密范圍提供檔案，不得隨意擴(kuò)大保密范圍、降低檔案密級。四、對有密級的檔案應(yīng)注上密級標(biāo)記、重點(diǎn)保管。根據(jù)單位發(fā)展、變化情況，不斷調(diào)整檔案的保密范圍、密級程度。五、利用者查閱保密檔案，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在閱檔室閱讀，確因工作需要帶出、摘錄或復(fù)制，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、經(jīng)常檢查檔案庫房，嚴(yán)格控制和管理檔案箱柜的鑰匙，重要的機(jī)密檔案由專人專柜保管，確保檔案安全。七、凡對保守黨和國家機(jī)密做出重大貢獻(xiàn)的人員，應(yīng)予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對泄露機(jī)密造成損失者，視情節(jié)輕重予以批評和處罰。檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀制度一、檔案人員必須對單位檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行調(diào)查研究、統(tǒng)計(jì)分析。二、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容要健全，主要包括：檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量、利用情況的登記、檔案的構(gòu)成、機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)施、庫房管理等情況的統(tǒng)計(jì)。三、檔案統(tǒng)計(jì)要正確、及時(shí)、科學(xué)。如實(shí)反映單位檔案形成、管理、利用等方面情況，按時(shí)上報(bào)各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，不得虛報(bào)和偽造。四、建立檔案和檔案工作統(tǒng)計(jì)臺帳，經(jīng)常核實(shí)內(nèi)容、數(shù)量、做到帳物相符。五、根據(jù)上級檔案部門關(guān)于檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位對檔案利用的實(shí)際需求，正確鑒別和判定檔案的價(jià)值。六、建立“檔案鑒定小組”，定期或不定期地對檔案進(jìn)行鑒定，確定不同保管期限，剔除不再有保存價(jià)值的檔案，做好銷毀工作。七、鑒定人員應(yīng)本著辨證唯物主義和歷史唯物主義的觀點(diǎn)采用逐件逐張審查的方法，不能只看文件標(biāo)題和案卷目錄來判定。八、經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案應(yīng)編制“銷毀清單”，寫出鑒定報(bào)告、由鑒定人簽字，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷毀。九、檔案銷毀由檔案部門負(fù)責(zé)，會同保衛(wèi)部門指派二人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。檔案利用制度一、檔案人員熟悉室藏檔案內(nèi)容，了解本單位各部門對檔案的需要，積極主動為本單位各項(xiàng)工作提供服務(wù)。二、檔案室應(yīng)根據(jù)需要編制必要的檔案檢查工具和編輯專題匯編資料，積極主動地開展檔案利用工作。三、本單位人員需要利用檔案時(shí)，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)。利用完畢后，填寫檔案利用效果，及時(shí)、真實(shí)地反饋檔案利用情況。四、凡外單位人員需要查閱本單位檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。未經(jīng)檔案部門同意，不得將檔案復(fù)制或帶出檔案室。五、檔案利用者在查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁喝茶、抽煙，必須愛護(hù)檔案。不得任意拆卷、涂改剪切檔案，如有發(fā)現(xiàn)，依法追究責(zé)任，并予以嚴(yán)肅處理。檔案人員崗位責(zé)任制一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和檔案主管部門的各項(xiàng)規(guī)定、辦法，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定檔案工作計(jì)劃和管理制度。二、集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案，按照檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范要求，做好檔案收集、整理、歸檔等工作。三、負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查、督促兼職檔案人員做好本部門檔案的形成、積累、歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。四、加強(qiáng)檔案庫房管理，做好溫濕度記錄，定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，積極采取措施，保護(hù)檔案安全。五、積極開發(fā)利用檔案信息資源，編制多種檢索工具和專題資料，主動運(yùn)用檔案協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門解決實(shí)際問題，熱心為利用者提供服務(wù)。六、按照“檔案保管期限”和“檔案鑒定、銷毀制度”，定期做好檔案的保管鑒定、銷毀工作。七、做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)、準(zhǔn)確地上報(bào)各類檔案統(tǒng)計(jì)表，對本單位檔案和檔案管理情況做到心中有數(shù)。八、檔案人員要忠于職守，自覺遵守檔案制度，保守機(jī)密，認(rèn)真做好檔案管理工作。以上是一份較全面的檔案管理制度，希望對您有所幫助！

5，電子文件歸檔

應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條： (一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。 (二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。二、相關(guān)部門職能交融集成，建立電子文件歸檔制度。電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡化合一的可能性由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時(shí)間，但從長遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡化合一，要經(jīng)過審慎證證，在萬無一失的情況下實(shí)行，最好以簡報(bào)、情況報(bào)道類，以及信息的實(shí)質(zhì)內(nèi)容已被其它檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標(biāo)。

檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如，當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案具有法律憑證的作用。但是在在OA辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件的原始性卻很難得到體現(xiàn)。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等等，已經(jīng)成為檔案界的新課題。依據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，從檔案管理的基本規(guī)律和計(jì)算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)出發(fā)，制訂歸檔電子文件管理辦法是當(dāng)務(wù)之急。制訂一個(gè)包括電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、保護(hù)等內(nèi)容的管理辦法，以確保真實(shí)、有效地把好歸檔電子文件的質(zhì)量檢驗(yàn)關(guān)，從歸檔電子文件的特點(diǎn)出發(fā)研制歸檔電子檔案管理系統(tǒng)軟件。制訂管理辦法要注意的問題電子文件的存儲載體問題。電子文件的存儲載體有多種，如，磁帶、磁盤、光盤等。光盤與磁帶、磁盤相比，其特點(diǎn)是：記錄密度高、存儲量大；非接觸式記錄和信息讀取方式；數(shù)據(jù)傳輸率高；存取速度快；易保存。因有保護(hù)層，信息讀出為無接觸式的，不存在讀取磨損，所以盤片不易損壞。根據(jù)這些特點(diǎn)，目前使用光盤作為電子文件歸檔的載體比較合適。盡管它的標(biāo)準(zhǔn)不夠完善，但隨著技術(shù)的發(fā)展，相信在不久的將來，有關(guān)光盤的標(biāo)準(zhǔn)會陸續(xù)出臺。所以在當(dāng)前選擇光盤作為電子檔案存儲載體最為合適。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。在條件允許時(shí)，及時(shí)將軟磁盤更換為光盤載體長期保存。紙質(zhì)檔案與電子檔案長期并存在保持一致的問題。兩種不同載體檔案的特點(diǎn)，可概括為兩句話：紙質(zhì)檔案便于長期永久保存，而利用較不方便；電子檔案便于利用，但難于永久保存。鑒于這種局面，兩種載體檔案會在一定時(shí)期內(nèi)長期并存。普遍做法是“雙套制”，即在保存電子文件的同時(shí)，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件保存。兩種載體檔案并存特別要注意兩種檔案的一致性，在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時(shí)更應(yīng)注意保證電子檔案與紙質(zhì)檔案對應(yīng)相符。電子文件的安全問題。一是電子文件歸檔時(shí)，把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺都能使用的文本文件的格式，以不變應(yīng)萬變，消除由于技術(shù)演變所帶來的影響。特殊格式電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時(shí)存有相應(yīng)的瀏覽軟件。二是使用“只寫一次式光盤加背書”方式制作歸檔原件，確認(rèn)其內(nèi)容信息的原始性。歸檔前電子文件內(nèi)容的原始性由歸檔人負(fù)責(zé)，歸檔后的原始性由檔案室負(fù)責(zé)，為了分清責(zé)任，最理想的辦法是雙方在不可更改的載體上簽字，而這種光盤的同一處刻錄軌跡只能寫入一次，這就是“只寫一次式光盤加背書”。也可以只讀光盤、電子簽名、數(shù)字水印、隱形條碼、數(shù)字時(shí)間印章法等來確認(rèn)電子文件內(nèi)容信息的原始性。三是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，可采用一種既能確認(rèn)發(fā)件人身份，又能保密保安全的“公用密鑰數(shù)字簽名技術(shù)”。還可采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、大眾身份認(rèn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等措施來保證網(wǎng)絡(luò)安全。當(dāng)然這都很難達(dá)到徹底的安全。四是利用中的安全措施：設(shè)置分級查詢權(quán)限密碼并定期或不定期地更改，屬于保密范圍的信息內(nèi)容的復(fù)制拷貝更要嚴(yán)格控制。系統(tǒng)對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動進(jìn)行相關(guān)的記錄，作為利用工作查證的依據(jù)。而且利用系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。電子文件的鑒定問題。一是入口關(guān)，即在檔案部門接受電子文件是要檢驗(yàn)每個(gè)文件能否被正常讀出、打開或運(yùn)行；有無感染計(jì)算機(jī)病毒；內(nèi)容是否完整，是否與歸檔移交清單或文件機(jī)讀目錄相一致等。二是定期檢查關(guān)，即對歸檔后的電子文件建立定期檢查的制度，數(shù)據(jù)類電子文件檢驗(yàn)?zāi)芊癖徽Ｗx出，程序類電子文件檢驗(yàn)?zāi)芊癖徽＿\(yùn)行。對于磁性載體一般應(yīng)每兩年、光盤每四年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不少于10％；對于磁性載體每四年拷貝一次，并建立對電子文件的檢查、維護(hù)、拷貝等操作過程進(jìn)行登記制度，避免發(fā)生人為的誤操作或重復(fù)勞動。轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。三是利用關(guān)，即在平時(shí)提供利用時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)有文件損壞或感染計(jì)算機(jī)病毒，立即要對該載體內(nèi)存儲的所有文件進(jìn)行檢驗(yàn)，及時(shí)采取措施修復(fù)損壞的文件。還要注意更新殺病毒軟件。同時(shí)，還要把電子文件歸檔與電子檔案管理所需要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的開發(fā)和硬件的配合納入到下一階段檔案室檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)劃中去，為接受電子文件做好物質(zhì)和精神準(zhǔn)備。