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1，什么是檔案信息化系統
2，什么是檔案信息化
3，檔案信息化建設管理工作具體都是做什么
4，淺談如何實現檔案管理信息化
5，如何才能實現企業檔案系統信息化

1，什么是檔案信息化系統

檔案信息化管理的主要內容檔案的信息化管理是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發展并指導著具體工作。其主要內容包括：1.檔案資源技術信息化 2.檔案管理方法科學化3.管理人員素質現代化等

檔案信息化：是指將傳統載體（紙質、磁帶、錄像帶等）轉化為計算機能夠識別的電子文件，也就是能計算機語言二維碼表示。比如，紙質檔案可以通過掃描、全文數字化轉化成與word文檔類似的電子文件；紙質照片可以通過掃描或數碼相機拍照等形式轉化為電子圖片等等。檔案信息化后可以解決檔案利用的效率，檔案保管條件、載體的限制，有望實現檔案信息的永久保存。

檔案信息系統主要涉及兩部分，一部分是實物方案，另一部分是電子檔案；實物檔案可以在系統中錄入不同檔案的位置或者名稱，這樣可以通過系統收索直接找到所找資料位置，方便查閱；電子檔案包括：辦公檔案、合同檔案、項目（業務）檔案等，系統中可以存儲公司正常使用的文件、公司規章制度、行業法規、國家政策等，重要檔案可以設置訪問權限，只用授權的人員才可以閱覽或者下載文件，這樣可以很好的利用企業數據資源，建立安全的訪問權限保證數據的安全。

什么是檔案信息化系統

2，什么是檔案信息化

檔案信息化是在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。檔案信息化建設必須遵循三條基本原則，即文檔一體化、雙軌制和確保網絡安全。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。

什么是檔案信息化

3，檔案信息化建設管理工作具體都是做什么

檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。　　1、基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。　　2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略資源之一，它的開發和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。　　3、應用系統建設。應用系統建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。　　4、標準規范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。　　5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業人才，計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。

檔案信息化建設管理工作具體都是做什么

4，淺談如何實現檔案管理信息化

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。然而，隨著檔案存放數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理信息化。如何才能實現檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統一的管理設備、創建規范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統一的管理設備實現計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統可實現：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統和光盤存儲系統，特別是光盤存儲系統，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。創新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。（作者：林昌榮單位：臨縣人事局）

5，如何才能實現企業檔案系統信息化

從系統原理、控制原理的角度來說，企業檔案信息化系統應包括以下環節。一、企業檔案信息化管理系統的目標檔案信息是企業原生信息源，隨著經濟發展其重要性正日益凸現出來；而計算機及網絡技術的迅猛發展和廣泛應用，使信息獲取和傳遞方式都發生了根本性的變革。在對傳統管理模式進行揚棄的基礎上，檔案部門通過網絡及時、準確地向企業各業務部門提供以有效的數字信息為主要形式的檔案利用服務，在真正意義上實現檔案管理工作為企業經濟利益最大化服務，是企業檔案信息化系統的最終目標。二、全面系統采集有效信息是保證系統目標實現的前提為實現企業檔案信息化建設的目標，應建設一個檔案信息資源豐富、現代化水平較高的檔案管理體系，形成涵蓋企業生產、研發和市場等領域的信息應用系統。在信息采集方面，該系統應能夠實現信息的全面、自動、實時采集。檔案工作人員應根據完整性、準確性、適應性等標準及時對系統自動采集到的信息進行鑒別和篩選，將其中應作為檔案永久保存的部分，交由檔案信息化系統自動批量地提取檔案著錄項，標引出分類號和主題詞，并將文件保存在相應的檔案信息數據庫中，至此一份電子檔案正式形成。三、準確加工處理信息是保證系統目標實現的基礎未經加工處理的檔案信息，要么偶爾發揮極其有限的作用，要么終年沉睡在檔案數據庫中不為人知，在真正意義上實現檔案信息化建設為企業經濟利益最大化服務的功能更是無從談起。因此，只有從企業檔案信息化工作的完整意義出發，針對一定題目，對分散無序的信息進行加工，使之有序化系統化，才能實現系統的最終目標。這里所說的分散無序的信息是相對而言的。雖然對系統自動采集的信息進行鑒別以決定是否可以作為檔案永久保存時，已依據信息的完整性、準確性、適用性進行了篩選；但這種篩選是針對單個的、具體業務活動而言的；而針對檔案數據庫整體內容考察，就會發現很多信息在內容或結構上還處于無序狀態，給信息有效利用帶來諸多不便。也就要求檔案人員對信息進行進一步的加工和有序化整理，以提高信息密度和傳遞速度，為企業經濟技術決策提供可靠的依據。四、多形式輸出檔案信息是保證系統目標實現的關鍵在企業檔案信息化系統中，全面系統采集有效信息，并對其進行必要加工，主要是為實現信息的有序化存貯；換而言之，是為實現系統目標做好準備工作。至于系統目標的實現關鍵還在于：以何種方式不失真不滯留地將檔案信息輸出給廣大用戶。1、開展廣泛的檔案信息網上借閱服務現代信息技術的應用，可以方便快捷地滿足利用者對檔案信息的需求。以研究院檔案管理工作為例，檔案部門可在局域網上設立檔案信息網站，并建立用戶界面友好的查詢系統，完成檔案的查閱。對于外部用戶，可引導其瀏覽本站點信息，并為用戶方便地索取檔案信息提供技術保證，以期擴大企業社會的影響和提高企業知名度。對于內部用戶，根據用戶權限，以數字化的形式通過局域網為企業各業務部門和廣大科技人員提供必要、及時、可靠、大量的基礎性原生檔案信息，滿足各部門日常工作自動化過程對信息的需求，為各部門的信息開發利用工作提供基礎條件，充分實現檔案信息共享，并對整個企業的信息化工作起到支撐作用。經過系統內部對信息的準確加工和處理，檔案部門根據借閱者權限在網上為其提供實時借閱服務，應是十分準確和快捷的。通過用戶全方位、大面積、頻繁地對檔案的查閱，一是活躍了整個檔案工作；二是檔案信息充分發揮了其在企業經濟建設中的作用，促進了企業生產經營活動、科學研究活動、基本建設活動的發展；三是通過用戶與檔案信息的頻繁接觸，企業領導和廣大職工的檔案意識會不斷增強，檔案信息化工作的發展可得到更為廣泛的支持。