4.檔案保管

4.1歸集、接收檔案資料必需認真檢驗，并辦理好登記、交接手續。

4.2檔案資料要求集中存放于檔案柜，職員手中只能持有正在處理的文件資料。

4.3檔案資料保管必須做到七防，即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。

4.4對易褪色、易磨損的圖紙、資料等，檔案管理員要進行定期檢查，對借閱次數頻繁、易損的案卷，可制作副本借閱，以加強對正本的保存。

4.5為維護檔案的真實性與安全性，任何人未經批準，不得擅自涂改檔案材料；每天下班要鎖好檔案柜

5.2借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準。

5.3檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經集團副總批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級。

5.4借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續。

5.5借閱人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞。

5.6外單位借閱檔案，應持單位介紹信，并按檔案密級經相關領導批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。

5.7外單位摘抄檔案的(絕密、機密不允許復印或摘抄)，應經集團副總批準，對摘抄的材料要進行審查、簽章。

5.8在與外單位進行學習交流時，在維護公司檔案的機密性的同時，還要注意雙方應進行對等交流。

5.9集團正常開展的審計、工作檢查，須全力配合，并做好資料借閱的登記、回收工作。

6.檔案保存期限

6.1根據國家檔案局發布的《關于機關檔案保管期限的規定》，分為永久、長期、短期三種。永久為50年以上，長期為16-50年，短期為15年以下。

永久：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

長期：凡是反映本公司一般工作活動，在較長時間內對本公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

短期：凡是在較短時間內對本公司有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。

6.2保管年度按自然公歷年度(1月1日至12月31日)計算。

7.檔案銷毀

7.1對已失去利用價值的檔案，銷毀時，編制銷毀目錄，報部門經理鑒定，最后經理批準后，方可銷毀。

7.2執行銷毀任務時，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理的批準手續文件，一并存檔備查。

2. 個人檔案怎么辦理

到了退休年齡，單位或主管部門會收到組織部或人社局發來的文件通知，辦理退休手續的人員只需帶主管部門的介紹信和兩張2村免冠彩色照片，就可以前往組織都或人社局辦理手續并領取“退休證”。

因為所有人事檔案都在組織部或人社局，所以個人不需要再帶任何資料。

辦好手續后，持組織部或人社局出具的《退休金審批表》到養老統籌中心報道就辦妥了。

3. 檔案個人拿著怎么辦

可以，一般的私企都是沒有保管人事檔案的權限的，應該放到人才機構去。首先看新公司是否在人才機構開了戶，如果是開了戶，可以直接把的人事檔案交由你們公司人事部門的人員，讓他將檔案放人才機構單位的戶下，如果沒有開過戶，可以以個人身份將個人檔案放到人才中心。

調檔手續是：如果想要放到人才機構，首先去人才機構問一下情況，檔案接受的具體手續（各地不一樣），基本是接收檔案的人才機構開具一個調檔函，然后拿著調檔函去檔案所在地提取檔案就可以。如果檔案已經在手中，請不要打開，否則就作廢了，可以直接拿著檔案去人才機構咨詢詳細辦理的方法就可以。

擴展資料：

人事檔案在人才中心的保管費用

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。

檔案管理費首先是用于檔案封裝保存的裝訂、檔案盒等文具費約30元，其次是人員經費、場地費、日常運營這三大支出。如果在機關或國企，一般不用自行承擔管理費用。同時，部分企業也會為職員報銷管理費，但有的企業為留住人才，常開出任職3年后才能報銷的規定。

如果不屬于這些范圍，就要自行繳納管理費了。從2016年元旦起，全國都將取消檔案管理費，財政撥款解決檔案管理問題。