1. 檔案在個人手里怎么辦手續

檔案管理規定與流程

一、檔案管理程序

1.建立并登記《文件管理記錄目錄》和《文件借閱登記臺賬》，表格詳見附件。

2.對來往的行文、會議文件等均逐件登記，做到有據可查。如有機構變化、人事變動、工作調整等原因可作為資料交接的重要依據。不僅要對通過正常渠道傳送的文件逐件登記，而且要對外出開會的相關人員帶回本單位的文件資料也要進行登記，避免出現漏洞。文件資料如有更改、變化，應注意收集文件在變化的過程中所產生的過程文件資料。

3.部門經理負責督導員工按工作標準和工作計劃開展具體工作，評價員工與合作方的工作成果，審核相關工作記錄和文件的規范性、及時性、合法性、準確性和完整性，及時將確認通過的工作記錄和文件資料移交本部門檔案管理員存檔。若需使用則按本流程規范辦理借閱手續。

二、檔案管理基本要求

1.檔案收集

1.1對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件管理記錄目錄》。以記載檔案收進、發出、保管、利用情況及檔案資料管理人員的變動情況，檔案管理人員還要做好統計工作，統計數據以原始數據為準，以便輸入計算機，充分利用計算機進行檔案的輔助管理。

1.2各部門文件資料原件需要移交檔案室保存的，由各部門進行整理，并編制《XXX移交目錄》，按要求向檔案室移交。

2.檔案組卷

2.1在項目開發的過程中形成的與技術、經濟、法律法規有關的文件資料均需歸檔，并以合同為主線、以項目為單位進行立卷，一個項目的文件資料應立成一卷或數卷，一卷即裝成一個檔案盒。

2.2對政府批文、許可證書、驗收報告和合同、圖紙、簽證變更資料等需原件存檔，復印件存檔須加蓋公司相應資料主管部門的印章以示確認。

2.3對卷內無頁號的文件資料應逐頁在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯數字順序編寫頁號，并在合適處標明案卷題名、案卷號、存檔人及時間等。

2.4卷內文件資料的排列次序為：開發前期準備、主體建安工程、社區管網工程、園林環境工程、配套設施工程類。

2.5檔案編號規則應保持統一；各類檔案必須固定存放在卷柜內，排列方法為自左至右，從上到下。

2.6對立好的案卷，檔案管理員應定時進行檢查，對不符合要求的應及時予以完善或返工。

3.檔案編目與裝訂

3.1卷內文件資料目錄按卷內文件資料的排列順序和內容進行編寫：第一列順序號，以文件資料排列先后順序逐件填寫；第二列字號，填寫文件資料制發部門的發文字號；第三列責任者，填寫對文件資料的署名者，即對文件資料負有責任的部門和個人；第四列題名，即文件資料標題，一般應照實抄錄；沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加“［］”以示區別；第五列日期，文件資料的形成時間；第六列頁號，填寫文件資料起止頁號。

3.2排列要求文字材料在前，圖紙在后。文字材料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、報告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

3.3圖紙排列時，綜合圖在前，專業圖在后；室外圖在前，室內圖在后；土建圖在前，設備安裝圖在后。即：以綜合、建筑、結構、給排水、電氣、暖通等為序。

3.4竣工圖應以單位工程按專業分類(建施、結施、水施、電施等)組卷，并按圖紙編號依次排列。竣工圖必須應有圖紙目錄。

3.5工程文件的排列順序為：工程準備階段文件；監理文件；施工技術文件；竣工驗收文件；竣工圖；聲像、電子文件材料。

3.6檔案案卷裝訂的基本要求：在建工程的檔案做活頁裝訂，已竣工工程的檔案做固定頁裝訂。裝訂時，去除文件上的金屬物；破損和褪色的文件材料，應進行修補或復制；文件資料應使用A4大小紙張，裝訂部分過窄或有字的，用紙加寬裝訂；紙面小的，加貼在標準的A4紙上；卷內文件資料，一般不超過二百頁為宜，超過的可根據文件資料內容的階段性分卷裝訂；裝訂要牢固、整齊、美觀、裝訂時文件的右邊和下邊要取齊，不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀；文件資料字跡難以辨認的，應附抄件并加以說明。

3.7圖紙應按圖紙的類別和專業的不同來進行組卷，每一專業也可根據圖紙數量的多少組成一卷或多卷。文件資料和圖紙資料原則上不能混裝在一個裝具內，如資料較少，需放在一個裝具內時，文件資料和圖紙資料必須混合裝訂，其中文字資料排前，圖紙資料排后。