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1，什么是發文紙

發文紙是公司或部門發放文件的紙張，多用16K或A4紙類型發文有一定的規范格式，一般包括：標題、主送機關、正文、附件、發文機關、發文時間等項

什么是發文紙

2，用Word 2007制作發文件用的方格稿紙

由于工作原因，筆者經常需要使用到如圖1格式的發文稿紙，從圖中可以看出它類似于Word的方格稿紙。但是由于后者為一頁式整體，無法分割其中的某些方格或部分段落，也不能僅僅設置其中部分為無色，因此也就無法制作出含有眉首區、說明區、標題區等內容的標準發文稿紙。先前筆者一位同事曾經另辟蹊徑，嘗試用“插入表格”的方法設計出類似的發文稿紙，具體步驟如下：第一步：首先輸入首行的“XX縣XXX局發文稿紙”字樣，并設置好字體、字號大小及顏色；第二步：運行Word 2007，切換到“插入”選項卡，在“文本框”的下拉列表中選擇“繪制文本框”，根據實際比例在文檔中勾勒文本框(用來設計稿紙上半部分的眉首區)；再根據“簽發人”、“會稿單位”、“核稿人”、“擬稿單位和擬稿人”、“附件”、“機密程度”各個文本框實際大小繪制并填寫其中內容，再調整文字的字體、字號大小及顏色；第三步：依葫蘆畫瓢，分別繪制說明區、標題區的文本框并完成相應文字內容的輸入；第四步：切換到“插入”選項卡，在“表格”的下拉列表中選擇“插入表格”，在出現的對話框中設置插入一個2行20列的表格，選中第一行，按Ctrl+D調出字體對話框，將文字大小設置為四號字，并取消“如果定義了文檔網格，則與網格對齊”的勾選狀態(圖2)，接著調整單元格大小，使每個單元格看起來都呈大小一致的正方形，并使之與文本框的邊線重合；第五步：將第二行所有單元格合并為一個單元格，在該單元格上右擊選擇“表格屬性”，在出現的對話框中切換到“行”選項卡，勾選“指定高度”并指定單元格的高度為第一行的二分之一至三分之一尺寸，并選擇“行高值是固定值”；第六步：全選并復制整個表格，將光標置于表格下一行，反復粘貼，直至生成一張連續的方格稿紙

用Word 2007制作發文件用的方格稿紙

3，發文稿紙格式范本

4．1眉首區此區用于填寫發文單位名稱、文件密級和緩急時限。 4．1．1單位名稱：本區預先印上發文單位名稱，后綴“發文稿紙”四字；單位名稱要用全稱或規范化簡稱。 4．1．2密級和緩急時限：此欄用于填寫文件的機密程度和文件要求處理的時間限度。機密程度可gb7156-87文獻保密等級代碼的規定用漢字填寫；緩急可按規定用漢字填寫。 4．2說明區此區用于填寫文件制作過程中的各種標識、各欄內容說明。 4．2 1簽發：由承辦單位的負責人簽署核準意見及姓名與日期，表示同意該文件發出并生效。 4．2．2會簽：由兩個或兩個以上單位聯合發文時，由各有關單位負責人簽署核準意見及姓名與日期，表示同意該文件發出并生效。如聯合發文單位較多，此欄位置不夠時，可另附附頁。主要承辦單位的負責人應在簽發欄中簽署意見及姓名與日期。 4．2．3主送：此欄用于順序填寫主辦與答復文件的主送單位的名稱。 4．2．4抄送：此欄用于順序填寫需要了解文件內容，以便協助辦理的抄送單位的名稱。 4．2．5發文號：此欄用于填寫發文單位統一編制的文件字號及文件生效日期。 4．2．6核稿：此欄由負責審核報上級簽發文稿的人員簽署姓名并填寫日期。注：如有些單位核稿層次多，或需增列項目則可在擬稿單位欄和印刷欄兩行之間增列1-2行標記。 4．2．7擬稿單位：此欄用于填寫起草文稿的單位或單位內文稿起草部門的名稱。 4．2．8擬稿：此欄由文稿起草人簽署姓名及日期。 4．2．9印刷：此欄由文稿印制人員簽署姓名及日期。 4．2．10校對：此欄由文稿最后的校對人員簽署姓名及日期。 4．2．11份數：此欄填寫文件的印刷份數。 4．2．12附件：此欄用于順序填寫在正式文件之后所附材料的標題及其份數。 4．2．13主題詞：此欄用于根據文件的中心內容填寫文件主題詞。 4．3 標題區此區用于填寫文件的標題。文件標題應當準確、簡要概括文件的主要內容。 4．4正文區此區用于按規定書寫文件正文。書寫時一律從左向右編排（少數民族文字除外），正文文字每行長度與圖文區寬度相等。每段首行應空兩個字位置起始書寫。書寫時，應采用符合檔案保管要求的書寫材料，字跡要求清晰、整齊。

轉型期的工商執法辦案初探

發文稿紙格式范本