企業辦公管理系統的現狀與前景，無紙化辦公系統的研究現狀及發展趨勢

來源：整理時間：2023-01-24 00:16:36 編輯：大上海生活手機版

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1，無紙化辦公系統的研究現狀及發展趨勢
2，企業辦公自動化的現狀和發展
3，oa系統開發的目的與前景
4，OA辦公系統的發展趨勢是什么
5，oa的市場前景是怎樣的
6，OA辦公系統未來的發展趨勢是什么樣的
7，我國辦公自動化的現狀及發展前景

1，無紙化辦公系統的研究現狀及發展趨勢

OA 事物處理信息傳閱ERP企業資源計劃系統]SAP系統PLM項目過程控制,無紙化會簽以上系統綜合是我理解的概念,也是我們公司目前應用的系統,但是仍然做不到完全無紙化.

無紙化辦公系統的研究現狀及發展趨勢

2，企業辦公自動化的現狀和發展

企業辦公自動化發展到現在已經有二十多年歷史了，是相當的成熟了，就國內來說。國內的辦公自動化平臺應用范圍廣，架構穩定。現在平臺的擴展和延伸在進一步擴大，從辦公自動化到協同辦公，從協同辦公到結合ERP產品的表單，從單一的辦公軟件向統一的ERP平臺拓展融合。

企業辦公自動化的現狀和發展

3，oa系統開發的目的與前景

當前，企業管理者面臨的最大挑戰就是企業的執行力問題。而提高全員高效的執行力，正式oa辦公軟件所發揮的重要作用。此前曾經接觸過幾家oa廠商，對致遠oa的管理理念尤為推崇。在與致遠協同研究院幾位管理專家的交流中，發現融合國內外管理思想的協同oa，正在國內各大企業中發揮著驚人的作用。作為企業提升管理效率的工具，它能夠幫助企業減少成本，減少資源的浪費，從而為企業帶來不少利益。從這方面來講，OA的銷售前景是不可限量的。

OA系統現在最大的特點就是可實現異地辦公，無論是在外面什么地方，只要有INTELNET的地方，就可以確保和公司之間的信息互通，不耽誤工作！

不看好

oa系統開發的目的與前景

4，OA辦公系統的發展趨勢是什么

華天動力OA的觀點： 1、門戶化：包括職級門戶，如集團——公司——部門三級辦公門戶，各辦公門戶的入口統一但相對獨立，需要協作的信息和流程也可以互聯互通。還包括內外部門戶統一，如OA（內部門戶）和網站（外部門戶）信息的整合。 2、平臺化：提供一個易用、開放的協同應用平臺，客戶自己可以便捷的搭建個性化的功能模塊，并輕松實現系統內部和外部流程、數據、人員、權限的整合，而無需編碼，或只需極少量編碼。 3、移動化：未來的OA系統在PC上操作的時間將越來越少，人們將更多的使用手機等移動終端來操作OA，包括收發消息、審批文件、上傳下載、安排日程等，OA系統在手機上的兼容性正在不斷成熟。 4、業務化：OA系統將不再是一個純粹用于行政辦公的通用性軟件，而是越來越多的和客戶的業務管理相結合，結合的載體在于流程管理和任務管理，但OA不會像ERP那樣管理具體的業務數據，還是側重于業務協作過程管理。

5，oa的市場前景是怎樣的

OA辦公很有前景，隨著計算機技術的飛速發展，國內軟件技術已取得長足的進步。信息化管理進程的加快，讓企事業開始謀求信息化管理工具來提高工作效率和管理效率。企事業單位紛紛開始選擇OA辦公系統作為辦公平臺。首先，商業越來越重視效率，管理越來越看重科學，發展越來越趨向信息化。其次，OA系統能夠更快速解決企事業內部的審批流轉問題。最后，OA系統軟件全面的管理功能，幾乎覆蓋了所有企事業單位的需求；易用性較強，適用于全體員工。OA系統能夠讓企事業單位的管理方式轉型，OA軟件同時支持PC端與移動端的使用，讓用戶不再因出差在外而不能及時準確地將信息反饋回公司，不能及時得到上級的批復意見而影響辦公效率。oa市場還是很廣闊的，OA辦公軟件還是很有前途的。

國內的oa應用越來越火熱，企業事業單位都發現搭建自己辦公系統的必要性，面對高漲的市場需求，oa廠商面臨著新的機會和挑戰。同財務軟件在國內的發展有可比之處的oa軟件有著重要的不同，財務系統有統一的規范和標準，基本相同的功能要求，在其發展的過程中，這個統一的功能需求的標準促進了財務軟件的產品化，同時也使其產生了高度的品牌集中，現在國內的財務軟件僅有不到十家，用友、金蝶、浪潮等幾家更是遠遠在前面。oa軟件的發展會是這樣嗎？從功能上講，oa軟件的概念還不十分清晰，除了新聞發布和公文流轉，到底應該包含什么是個沒有理清的問題。是不是財務和erp廠商不作的功能都在oa系統中，那么oa就要包含人力資源、客戶關系管理、項目管理等功能嗎，可是這些功能的每一個單項都是一個專業的領域，其做好的難度不亞于一個oa系統，那么標準的oa到底要做到那些功能，每個功能做得什么程度才好，這是一個很難確定的問題。現在的oa廠商大部分都是越做功能越多了，二、三十個功能模塊是常有的，每個功能的通用性如何，管理思想的境界體現的如何，這些功能有多少用戶購買了就可以使用，這些問題并沒有很好的解決。還有就是用戶的使用水平，管理水平也是很大的問題，我們理想的狀態是我們的軟件本身就體現了先進規范的管理思想，讓客戶按照軟件設計的功能和管理方式運行，可是實際情況是有些用戶會嫌功能太繁瑣了，他們不用，有些客戶卻說功能太簡單，不夠用，如何滿足不同用戶的需求，是否可以設計出通過設置就滿足絕大部分用戶需求的產品。這些在oa軟件的發展中，還是要不斷積累才能回答和解決的問題。

6，OA辦公系統未來的發展趨勢是什么樣的

OA辦公系統絕大多數的用戶關心流程管理、知識管理、信息門戶和溝通協作等應用，主流OA辦公系統也已經形成以工作流程為核心的共識，并且以此為基礎，開始引入目標績效、計劃任務、管理報表等與組織管理、日常辦公息息相關的內容和方案實現；而與此同時，以個人工作門戶為標志的平臺集成理念，以及依托移動互聯的移動辦公平臺開始引領OA系統未來的發展趨勢，如移動APP、微信企業號集成應用等等。但OA辦公系統的未來必定是這樣的：移動應用為第一媒介組織戰略目標落地為第一要義流程引擎、內容引擎、集成引擎、報表引擎、建模引擎、消息引擎六大引擎必備各種應用云端采集部署：降低部署成本，加強智力交換平臺化是大趨勢：個性化與標準化的有效統一更加凸顯人為核心的社交化自我管理模式柔性組織、擴大組織邊界：從組織應用為核心到個人發展為核心的模式——任何人都有自己終生唯一的網絡辦公空間ID，隨時可以和任何企業組織進行對接（目前國外的slack具備了這樣的可能）隨著人類電腦科技的進步，OA辦公系統一定是向著更加還原協同工作自然原貌的方向發展。以后的OA辦公系統一定不存在: 表單、流程、文檔、任務和考核的概念，任何信息只要通過語音輸入，將自動幫助你形成需要的格式和屬性，自動推送到必須要關注和需要關注的人手上并形成分析報告。系統智能識別信息、分類信息、分析信息和提供決策支持信息！在不久的將來任何組織的內部都將存在一個完全反映真實組織物理狀態的電子化生態體系（e-cology）：一個自我適應、自我更新的有生命力的電子生態體系，每一個組織的管理生命力可以得到持續發展！以上內容來自泛微官網《協同OA思辨》

華天動力oa的觀點：1、門戶化：包括職級門戶，如集團——公司——部門三級辦公門戶，各辦公門戶的入口統一但相對獨立，需要協作的信息和流程也可以互聯互通。還包括內外部門戶統一，如oa（內部門戶）和網站（外部門戶）信息的整合。2、平臺化：提供一個易用、開放的協同應用平臺，客戶自己可以便捷的搭建個性化的功能模塊，并輕松實現系統內部和外部流程、數據、人員、權限的整合，而無需編碼，或只需極少量編碼。3、移動化：未來的oa系統在pc上操作的時間將越來越少，人們將更多的使用手機等移動終端來操作oa，包括收發消息、審批文件、上傳下載、安排日程等，oa系統在手機上的兼容性正在不斷成熟。4、業務化：oa系統將不再是一個純粹用于行政辦公的通用性軟件，而是越來越多的和客戶的業務管理相結合，結合的載體在于流程管理和任務管理，但oa不會像erp那樣管理具體的業務數據，還是側重于業務協作過程管理。

7，我國辦公自動化的現狀及發展前景

隨著科技,經濟及社會的不斷發展與進步,管理和辦公活動的重要性日漸突出,引起了各級領導者,管理學者以及技術人員的普遍重視.20世紀60年代以來,在微電子技術和通信技術迅速發展的推動下,辦公室也開始了以自動化為重要內容的"辦公室革命",也稱為"管理革命",其目標是借助先進的信息處理技術和計算機網絡技術來提高辦公效率和質量,將管理與辦公活動納入到自動化/現代化的軌道中.辦公自動化(簡稱OA)是20世紀70年代中期在發達國家迅速發展起來的一門綜合性技術.辦公自動化或辦公信息系統(簡稱OIS)是現代信息社會的重要標志之一,涉及到系統工程學,行為科學,管理學,人機工程學,社會學等基本理論以及計算機,通信,自動化等支撐技術,屬于復雜的大系統科學與工程. 科學技術突飛猛進的發展,在各個領域內都改變著人們的工作和生活條件,社會向著物質文明和不斷提高的勞動生產率大踏步前進.科學技術的飛速發展也使辦公室這一傳統的以人工(腦力和體力勞動的高度結合)為主的領域內古老的勞動方式發生了巨大的變化.辦公室中使用的各類現代化的辦公設備很大程度上代替了原來的文房四寶,辦公桌上的打字機被計算機文字處理機所取代,辦公室墻邊的文件柜被又小又薄的"磁盤"所取代,包括記錄,起草,編輯,修改,打印,存檔,復制在內的辦公室常規工作,無論在時間上還是在空間上都被大大地壓縮了,這不但減輕或節省了人們的辦公勞動,而且大大提高了辦公效率,改善了辦公環境,使人們從原先繁重的重復性,例行性的辦公事務中解放出來,從而有更多的時間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上.用于辦公室工作的這些技術越來越先進,設備越來越多,功能越來越強,性能也越來越高,這為實現辦公自動化和無紙辦公創造了必要的條件.例如,用于處理辦公信息和進行協同工作的各種計算機(包括微型機,超級小型機和中,大型機);起草文稿用的文字(詞)處理機;制作報表用的電子表格打印機;編排各種文件,資料格式等的電子臺式出版系統;存放,管理文件和檔案用的文檔資料管理系統;自動控制各種工作流程的辦公自動化系統;支持遠距離協同工作的視頻會議系統;計算機通信用的局部網絡系統;用于辦公通信的現代化電話機,傳真機;復制資料用的復印機等,這些技術和設備對辦公室工作提供有力的支持,在不同程度上為辦公室工作的自動化提供了現代化的推動手段. 在這些技術和設備中,對辦公室自動化的發展起最顯著作用的是計算機信息處理設備和構成辦公室信息通信的計算機通信網絡系統.信息處理技術得益于計算機的高速處理能力,沒有計算機技術就沒有現代化的信息處理技術.信息處理技術也延伸了辦公室業務處理的內涵,成為辦公室自動化的主要技術手段,其內容也在不斷地深化和豐富.近年來,計算機工業和產品的飛速發展擴大了信息處理技術的應用范圍,也使辦公室信息處理技術向縱深方向發展,并不斷擴大其應用范圍.網絡通信技術的發展,有可能使相隔任意距離的辦公室之間,超越空間的界限,實現處于不同地點的辦公室之間的同時辦公.Internet,數據倉庫與數據挖掘,電子郵件,多媒體信息的傳輸與處理,電子數據交換,信息安全等新技術使辦公室自動化技術更上升到一個新的技術境界.信息處理和信息通信兩者的緊密結合,使辦公室自動化技術具有更高的效能,也是辦公室自動化技術發展的重要趨勢. 辦公自動化是一項綜合性的科學技術,它涉及到系統科學,行為科學,信息科學等,是一門交叉性的綜合學科.其中系統科學為辦公自動化建立辦公模型與決策模型,通常辦公自動化系統要用系統工程的方法來組織和實施;行為科學研究在社會中人的行為產生的原因和規律,希望對行為進行預測和控制,以改善與協調人際關系;信息科學是研究信息的采集,儲存,傳播,處理和安全使用的科學,目前正在不斷發展中;管理科學則是根據一些必要的信息,研究如何對國民經濟或地區,部門,企業的發展問題進行預測和決策,以從宏觀與微觀兩個方面調控物質,能源,資金和人員. 辦公自動化的概念在世界各國產生以來,出現了很多種關于辦公自動化的定義.這些定義從不同的角度描述了什么是辦公自動化.關于辦公自動化,不同的人從不同的角度,會有不同的理解,不同的時期也會有不同的標準.首先要明確辦公自動化與管理信息系統之間的相互關系,這種關系從概念上看有兩種觀點:一種認為管理信息系統包含辦公自動化,另一種認為辦公自動化包含管理信息系統.這兩種觀點都各有道理,原因是這兩種觀點對"辦公自動化"和"管理信息系統"的概念定義不同,就"辦公自動化"而言,第一種觀點屬狹義,第二種觀點屬廣義.這里討論的是廣義的辦公自動化,因為廣義的辦公自動化更多的是對智能化辦公功能及實現方案的討論.現代辦公可理解為人們借助一些先進機器,利用資源操縱信息以完成某些事務處理活動的過程.可以說,OA是一個不斷發展的過程,是力爭把現代科技的最新成果盡快應用于人類辦公和管理的一種努力,它從概念到實體都是在不斷發展的,強調實用性.許多OA產品都是圍繞著產品及其使用來下定義的.以下列舉幾個比較流行的有關辦公自動化的定義: 用電子計算機及先進的辦公設備連續地,自動地處理辦公例行事務,提高人們在辦公室中工作和管理的效率. 利用先進的科學技術,不斷地使人們的一部分辦公業務物化于人以外的各種現代化的辦公設備中,以達到提高辦公效率的目的. 辦公自動化是把計算機技術,信息技術,系統科學和行為科學應用于傳統的數據處理技術難以處理的,數量龐大而結構又不明確的業務處理工作的一項綜合技術. 利用計算機技術,通信技術,系統科學和行為科學等先進科學技術,不斷地,綜合地提高辦公系統的業務處理能力,自動和智能地服務于某種目的的人機信息系統. 辦公自動化,就是用現代的信息技術和手段實現現代辦公,達到無紙化,自動化和智能化的目標. 辦公自動化是指利用先進的科學技術,不斷地使人們的一部分辦公業務活動物化于人以外的各種設備中,并由這些設備與辦公室工作人員構成服務于某種目標的人機信息處理系統. 雖然這些定義的內容不盡相同,但它都有某些主要的共同點,即: 強調OA系統是以行為科學為指導,以管理學科,社會學,系統工程學和人機工程學為其理論基礎,并結合運用計算機技術,通信技術和自動化技術等的一門綜合性科學技術,是一個多學科相互交叉,相互滲透的系統科學工程. 強調OA系統是以計算機技術為核心的現代信息技術的系統集成,使用的是先進的科學技術和現代化辦公設備,這些技術和設備被用于信息的交流和管理,以實現科學管理與決策,所以它是現代信息社會的主要標志之一. 強調OA系統是一個由辦公人員和辦公設備構成的人機信息系統,具有很強的信息處理功能.它包括:信息的采集,加工,傳遞和存儲等環節.它應該是對文字,語音,數據和圖形,圖像等多媒體信息一體化的處理過程,能把基于不同技術的辦公設備(如計算機,打印機,傳真機等)用網絡連成一體,將文字處理,語音處理,數據處理和圖像視頻處理等功能集成在一個系統中,使辦公室具有綜合處理這些信息的能力. OA系統的任務是盡可能有效地利用信息資源,向多級辦公人員及時提供所需信息,提高工作效率和質量,進行輔助決策,提高辦公效率,改進辦公質量,以求得良好的社會和經濟效益,達到既定的工作目標.所以,提高效率和改進質量是辦公自動化的目的. 從辦公自動化出現之日起,針對其內涵和相關技術,產生了許多不同的名詞術語.這些名詞術語有的是從技術角度產生,并且比較貼近于它的含義;有的則是從更為通俗的意義上描繪它而產生的.最早的英文術語Office Automation(簡稱OA)是美國在20世紀60年代初提出的,譯為"辦公室自動化"是比較確切的.隨著辦公室信息處理中越來越多地使用計算機,20世紀70年代中期美國又出現了OIS這一名詞縮寫,它的全稱是Office Information System,中文相應地譯為"辦公室信息系統",用它來描述辦公信息處理更為貼切.可以認為辦公室自動化的主要內容是把信息處理系統引入辦公業務中.而近幾年來,隨著辦公室自動化技術的應用范圍日益擴大,先后出現了一些更為通俗的術語,如自動化的辦公室(automated office),電子化辦公室(electronized office),無紙辦公室(nonpaper office)等.其中,有些術語并非很確切,例如在"自動化的辦公室"中,"自動化"只能是相對而言,實際上辦公業務需要辦公人員的介入,不可能做到完全的自動化.在我國,目前更多地使用"辦公自動化"這一術語,在含義上,它和"辦公室自動化"相當.不論以上這些術語的表現形式如何,它們的含義都是相近的.較為確切的,還是使用"辦公室自動化"(或"辦公自動化")和"辦公室信息系統".前者的范圍可以包括得更廣些,后者則著重于計算機的辦公信息處理和傳輸的功能方面. 此外,OA系統這一術語所指范圍的大小也必須明確,OA這個術語在不同的上下文中會有不同的含義范圍.這是因為,同樣稱為系統,但是系統規模的大小,系統中所包含的軟,硬件的多少卻可以有很大的差別.比如,有時候把辦公室自動化系統看作是一個大型的,集成化的,由各種計算機設備和軟件以及通信網絡所構成的系統;有時候這個同樣的術語卻指一個特定的產品,如IBM Office system 6(一種由IBM公司生產和設計的,用于辦公室信息處理的計算機系統)或者一臺文字處理機;有時也用它來代表一個辦公用的軟件包,例如微軟公司的Microsoft Office,也可能是某一個具體的,集成的OA系統,其中包括財務軟件包,字處理和電子表格處理程序等,它是某種可以在特定機器上運行的軟件,并不包括硬件設備. OA的發展反映了越來越多的辦公業務活動被物化于各種越來越先進的信息處理設備中這樣一個趨勢.所以,OA總是利用最新技術和辦公設備為辦公人員提供現代化辦公環境,實現辦公事務處理的自動化和智能化,以不斷提高辦公效率和管理水平.它總是力圖把現代科學技術的最新科技成果,盡快應用于人類辦公和管理的各個領域,以求得最大的回報.總的來說,OA系統應滿足以下3個要求: 個性化要求:每個OA系統都是根據某一個或某一類具體用戶的需求開發的,并運行在各行各業特殊的辦公環境下. 開放性要求:OA系統所選用運行平臺和軟,硬件產品應盡量符合標準,不受具體廠家和供應商的限制,便于和其他信息處理系統集成,便于系統的擴充和發展. 動態性要求:OA系統需要不斷適應變化著的辦公環境,因此它是一個復雜的動態系統.盡管辦公活動有其相對固定的一面,如辦公機構,辦公制度甚至辦公場所等,但由于其辦公活動的內外部環境隨時都有可能發生變化,導致了辦公業務的不確定性,辦公場所和人的思想觀念等也都可能發生變化,因此需要不斷地求助于新的信息處理方法和手段,特別是融合了軟科學的方法和手段,這一點反映了OA的本質. 那么,人們如何看待辦公自動化技術在實際中的應用呢與辦公自動化系統直接有關的人員有3類,它們分別是領導干部和行政管理人員,辦公操作人員以及專業技術人員.它們對實施辦公自動化系統分別持有不同的看法. (1)領導干部和行政管理人員領導干部和行政管理人員在組織機構中擔當的角色是計劃組織,管理決策,指導和控制本組織機構日常的業務處理過程.他們的日常工作是確保任務能夠按計劃地部署實施,并使組織機構或辦公室在他們的權限范圍內,不斷適應環境或競爭的需要,或保證按計劃創造的效益.領導干部和行政管理人員在OA中面臨兩方面的問題,一方面,他們需要考慮如何對現有的辦公體制作出改變,以適應辦公自動化的需要.對什么樣的辦公業務需要進行改造,可能耗資多少,可以得到什么樣的效益等問題也需要他們作出決策.發展以計算機為主體設備的辦公自動化系統,其主要任務之一就是對在辦公室中利用什么樣的計算機設備和軟件進行決策,它包括確定什么樣的辦公任務要實施自動化,這需要作出在管理和判斷上的決策.管理人員應在開展辦公自動化系統的工作計劃中把他們自己所起的作用看作是主要的,了解辦公自動化技術的組成部分中有一項是管理科學,并將它放在重要的位置.在實施一個辦公自動化系統的過程中,整理和優化辦公流程,分析辦公流程中各個環節的業務處理過程要比設備和軟件的選型,系統集成以及開發應用軟件花費更多的時間和精力.這在計算機設備和軟件技術日益成熟的今天尤其如此.有不少辦公軟件包目前已是高度商品化的,經過系統集成或適當的選擇組合即可在自己的辦公室中投入使用,而關鍵性的工作是分析改造辦公體制,分析辦公信息如何更合理有效地在辦公室信息處理設備之間流轉,以減少不必要的中間環節,提高辦公效率.因此,領導干部或管理人員應積極地參與OA系統的需求分析,參與方案制定,在整個OA系統的實施過程中起主導作用,幫助協調辦公室各級管理人員和技術專家的工作,及時作出正確的決策,真正發揮領導者的作用. 另一方面,使用辦公自動化系統是對傳統辦公模式的一種變革,它對辦公人員提出了新的要求,其中有兩條是基本要求,一是思維方式適應的要求,二是基本技能的要求.因為辦公自動化系統運作機制對傳統辦公機制來說是一場革命,是對一些工作方式,工作手段,工作途徑的變革,其實質是建立一種新型的辦公工作機制,這就要求辦公人員的工作思維方式必須要適應工作機制轉換的要求.實踐證明,在OA的推廣過程中,許多辦公人員的思維方式急需調整.思想認識是第一位的,如果思想認識不到位,思維方式不轉變,就不可能去開展和完成辦公自動化工作,甚至起阻礙辦公自動化工作的作用.經驗表明,辦公人員對于OA系統新知識的學習和掌握有個過程,但只要他們能夠認識到辦公自動化的必要性和緊迫性,他們就可以充分調動自己的主觀能動性,盡快使自己適應新辦公環境下的新要求.辦公自動化本身就是對信息技術和計算機技術的利用,它必然要求使用者具備一定的基本知識和技能,如不能夠掌握,那也很難很好利用辦公自動化系統來完成日常工作.所以對于辦公人員來說,首要的問題是要接受新生事物,勇于放棄和改變自己習慣了的傳統工作方式和思維習慣. (2)辦公操作人員辦公操作人員怎樣看待辦公室自動化系統,對此問題沒有單獨的答案,其情況較為錯綜復雜.因為在不同組織機構的OA系統中,包括許多不同專業背景的辦公人員.他們有著不同的文化程度,工作經歷和辦公習慣.為此,只能作概括的評述. 辦公操作人員可能具有的對OA系統的共同感覺是對計算機的恐懼感和神秘感.雖然,人和計算機之間的工作距離已很接近,不斷發展的新的軟件技術正在不斷改善人-機界面,使計算機使用起來越來越簡單,但是辦公操作人員仍然對計算機存在一定程度的恐懼感和神秘感.這對于已有相當時間辦公室工作經驗的辦公人員和新近參加辦公室工作的人員來說情況也不相同.前者是從傳統的用人工方式辦公轉向通過操作計算機處理辦公事務,對工作方式的適應要花費更大的努力.而剛參加辦公室工作的操作人員,一開始就使用計算機處理辦公事務,其適應性會更好些.隨著工作的熟練,經驗的豐富,以及對計算機工作的感性認識和部分理性認識的逐步積累,恐懼感和神秘感逐步消失,而產生對計算機工作更多的信任感,最終自然地完全信任和依靠計算機處理各種辦公任務. 辦公操作人員總是把自己看作是OA系統的用戶.辦公室人員組成的一個班組也傾向于認為他們如同OA系統的集體用戶.從他們的觀點看來,這是必然的認識.但在另一方面,系統的管理者要有組織的觀念,應把辦公操作人員看作是OA系統的一個組成部分,并用這個觀點指導辦公操作人員.從組織方面來看,辦公操作人員是實現辦公任務的,直接參與系統的工作,他們是辦公自動化系統的組成部分之一,而不是系統以外的實體.因此,應避免把辦公操作人員看成是系統的"用戶".OA系統操作人員應把計算機看成是他們工作的延伸,系統是按他們的指揮來運作的. OA系統的操作人員應有較高的業務素質,不但要熟悉本崗位上的業務操作規范,而且要注意和各個辦公環節的操作人員在工作上的相互配合,應有系統的整體的觀念.此外,也要求操作人員懂得他們所操作的辦公設備在每個處理環節上的處理過程.這些感性或理性知識會對辦公人員起積極的指導作用,以便更好,更有效地完成辦公任務. (3)專業技術人員專業技術人員根據管理人員提出的目標,確定用什么樣的技術方案,達到所要求的目標,其中有擬采用的設備與投資成本之間的權衡和折衷.對于專業技術人員來說,辦公自動化代表傳統的數據處理應用進入辦公室信息處理領域,是計算機應用到辦公管理的一種必然趨勢.從技術革新的觀點看,專業技術人員應明白以往數據處理的過程已經經歷了很大程度上的革新.但是,無論是文字處理,電子表格,還是圖形,圖像處理和語音處理技術與以往的數據處理技術都有著密切的聯系.而今天的OA應用不同于以往的情況,主要體現在以下幾個方面: 辦公信息處理設備處于辦公室內,實際上緊密地靠近辦公人員,如終端設備,微型計算機,文字處理機等.軟件技術的發展使人-機之間的關系更為親近,計算機更易于操作和使用. 辦公信息處理設備的使用特點是聯機交互式與實時響應.即使在使用超級小型機或中,大型機作為主機的情況下,信息處理都集中在機房中進行,但是輸入/輸出設備(顯示終端,打印機)必須放置在辦公室,辦公人員仍然可以面對這些設備進行操作. OA的應用包括對辦公室所必需的處理功能的支持.這些應用包括文字處理,表格處理,圖形,圖像處理,語音處理,電子郵件處理和決策支持功能等. 應明確程序員或數據處理專業人員本身并不包括在OA系統之中.但他們應了解辦公室應用的各項辦公事務和有關的業務,善于把計算機信息處理技術恰當地應用在這些業務處理過程中,為高效地進行辦公信息處理開發出良好的軟件. 專業技術人員也應明確和OA系統有關的人員(辦公操作人員或秘書人員)在職業背景和操作技能上的差別,開發辦公應用軟件應多為辦公操作人員著想,盡可能方便他們的操作,也就是要開發良好的用戶界面,加強操作指導,提供方便易用的幫助功能. 1.2 現代辦公活動的特點和組成要素在人類歷史上,辦公行為的出現,比人類有意識地進行信息活動要晚得多.辦公活動開始于國家出現之前,即原始社會早期,那還只是辦公活動的萌芽.當時人類從以樹上活動為主轉移到以地面活動為主,主要以打獵為生,并有了簡單的工具和相對穩定的活動地點.國家形成之后,辦公活動空前增多,無論戰時還是平時,無論在軍事,政治,外交,文化還是在內務方面,都離不開辦公活動.盡管這些辦公活動在體制,習慣和過程等方面各不相同,但人類社會中各種活動單位,大到國家,小到基層單位,其活動內容都可以用一些基本流程來描述.因為辦公活動的核心是實現科學管理,而科學管理是通過信息處理來完成的,所以必然形成一個信息流程.譬如,對企業而言,其主要環節是采購,生產,銷售,對應流程是資金流,物流和信息流;對商店而言,其主要環節是購,銷,調,存,對應流程為資金流,物流和信息流;而行政機關或管理部門,其主要環節則是事務處理,管理和決策,對應流程為信息流等.當然,對具體單位,還可以進行更具體,更細致的分析,這里不再贅述. 以下簡單介紹在辦公自動化系統范圍內與辦公管理有關的一些術語的含義. ① 辦公.用辦公信息系統來實現辦公,辦公的一般含義是在有關人員參與下,信息的錄入,處理,分類,存儲,轉發,傳送,決策等的全過程. ② 辦公活動(activity).辦公的最基本的環節,如交談,請示,匯報,登錄,收文,發文等. ③ 事務(transaction).完成一組相對獨立的辦公活動的程序,如注冊,入庫,訂票,取款等,屬于經常和例行性的操作. ④ 工序(procedure).包括事務在內的辦公活動的一組有序的集合,它在較大的范圍內完成某一階段的辦公任務. ⑤ 過程(process).是較廣義的辦公環節,側重于在技術上的銜接,如信息處理,通信,管理,監督和評估等. ⑥ 任務(task).一個人或數個人協同完成的一項工作,它是辦公工作的一個較完整的過程. ⑦ 事件(event).預期或計劃要舉辦或出現的辦公工作,如會議安排,申報,計劃,發出訂單,簽訂合同,協議等. ⑧ 業務(business).側重于面向某個組織機構日常運營所應做的工作任務,如銀行的借貸,儲蓄所的存,取款,航空公司的訂,售票等. 辦公人員的工作對象是反映人類社會活動的信息,他們從事各類與管理有關的信息處理,既不同于體力勞動者,也不同于單純從事科研工作的腦力勞動者.