文書(shū)檔案管理辦法，如何管理文件檔案詳細(xì)說(shuō)明怎樣管理

來(lái)源：整理時(shí)間：2023-10-31 01:34:28 編輯：頭條小編手機(jī)版

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1，如何管理文件檔案詳細(xì)說(shuō)明怎樣管理
2，文件檔案管理制度
3，求一套簡(jiǎn)單的文書(shū)檔案管理制度
4，如何進(jìn)行文件檔案管理
5，如何進(jìn)行檔案管理
6，求文件檔案管理制度

1，如何管理文件檔案詳細(xì)說(shuō)明怎樣管理

驗(yàn)一：數(shù)據(jù)一定要堅(jiān)持備份，而且要備份到兩個(gè)以上存儲(chǔ)介質(zhì)上，萬(wàn)一有個(gè)壞了呢是吧？主要有三點(diǎn)，現(xiàn)摘抄如下：一、精心備份數(shù)據(jù)。檔案管理人員要熟練掌握數(shù)據(jù)備份工作技能，定時(shí)定點(diǎn)開(kāi)展數(shù)據(jù)備份工作，確保節(jié)假日數(shù)據(jù)備份也不能遺漏。重要數(shù)據(jù)要異機(jī)存儲(chǔ)，并定期將有關(guān)數(shù)據(jù)刻錄成光盤(pán)永久保存。二、完善管理日志。在年度工作安排中特別要求做好管理日志，明確了各項(xiàng)備份工作的作業(yè)時(shí)間，同時(shí)對(duì)已經(jīng)備份的數(shù)據(jù)和日志進(jìn)行檢查，雙重把關(guān)數(shù)據(jù)備份工作。三、推廣備份工作。在做好對(duì)檔案軟件服務(wù)器數(shù)據(jù)進(jìn)行備份的同時(shí)，要求將其它重要電子數(shù)據(jù)（如文檔、電子圖片等）進(jìn)行備份，確保遇到異常時(shí)數(shù)據(jù)不會(huì)遺失，從而避免因數(shù)據(jù)遺失導(dǎo)致不可估量的損失。我用的萬(wàn)能檔案文件管理軟件是這樣管理的

如何管理文件檔案詳細(xì)說(shuō)明怎樣管理

2，文件檔案管理制度

轉(zhuǎn)載以下資料供參考文件檔案管理制度為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。一、公司設(shè)立文件檔案管理專(zhuān)員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。三、人力資源專(zhuān)員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專(zhuān)門(mén)建檔。進(jìn)行管理。五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。六、文件資料檔案的保管、查閱。1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專(zhuān)柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

文件檔案管理制度

3，求一套簡(jiǎn)單的文書(shū)檔案管理制度

　　為加強(qiáng)學(xué)院文書(shū)檔案管理工作，使文件管理科學(xué)化、規(guī)范化，現(xiàn)制定有關(guān)管理制度。　　一、文書(shū)檔案資料歸檔制度　　1、學(xué)院及各單位的工作計(jì)劃、總結(jié)、各類(lèi)專(zhuān)題總結(jié)報(bào)告，學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿，每學(xué)期考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)，各類(lèi)報(bào)表，重要教學(xué)活動(dòng)和教改經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，被刊登的文章，指導(dǎo)及經(jīng)驗(yàn)介紹等。　　2、校內(nèi)外學(xué)科競(jìng)賽優(yōu)勝者名單、名次、成績(jī)、專(zhuān)題上報(bào)材料等。　　3、各類(lèi)獎(jiǎng)懲材料，學(xué)生花名冊(cè)及各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，各種活動(dòng)記載等。　　4、圖書(shū)儀器、設(shè)備增減、統(tǒng)計(jì)材料、固定資產(chǎn)登記、校舍設(shè)施改造檢修記錄、基本建設(shè)整套資料、有關(guān)合同等。　　二、文書(shū)檔案管理工作人員職責(zé) 　　1、檔案管理人員經(jīng)常認(rèn)真學(xué)習(xí)理論和*方針政策。　　2、檔案員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力提高文書(shū)檔案的管理水平，使文書(shū)檔案更好地為學(xué)校工作服務(wù)。　　3、做好文書(shū)檔案資料的報(bào)關(guān)和保密工作，做到檔案內(nèi)容不外傳，資料不損壞、不散失。　　4、經(jīng)常做好檔案資料的收集、整理和歸納工作。　　三、文件登記傳閱制度　　1、上級(jí)來(lái)文及來(lái)往重要公文，都需經(jīng)辦公室收文登記、編號(hào)手續(xù)。　　2、上級(jí)來(lái)文及來(lái)往重要公文，登記后貼上文件傳閱單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽約意見(jiàn)后轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)傳閱和辦理。　　3、對(duì)傳閱的文件凡屬辦公室催辦的，及時(shí)了解辦理情況，屬有關(guān)部門(mén)辦理的，及時(shí)催辦歸檔。　　4、辦公室定時(shí)做好文件的清理及歸檔工作，如發(fā)現(xiàn)文件缺少應(yīng)及時(shí)追查。　　5、辦公室所有文件每學(xué)期期末進(jìn)行一次清點(diǎn)。　　四、文書(shū)檔案借閱制度　　1、查閱檔案時(shí)防止損害檔案。　　2、不得在檔案上作任何標(biāo)記和符號(hào)，不準(zhǔn)撕毀、涂改檔案。　　3、查閱者不能擅自借閱與其利用目的無(wú)關(guān)的檔案。　　4、文書(shū)檔案一般不借出，如確因工作需要必須借用時(shí)，應(yīng)征得辦公室負(fù)責(zé)人同意辦理借閱手續(xù)，并做好保密工作。　　5、外單位因工作需要來(lái)本單位查閱檔案，需憑單位介紹信、經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意方可查閱，但一律不外借。

4，如何進(jìn)行文件檔案管理

我在萬(wàn)能檔案管理軟件用戶(hù)那里得到一份比較詳細(xì)的檔案管理制度，與您分享，但愿這個(gè)制度對(duì)你有幫助。一、檔案管理（一）凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表都必須及時(shí)歸檔，確保完整無(wú)缺。（二）文檔管理員必須堅(jiān)持文書(shū)隨時(shí)立卷的歸檔制度并分門(mén)別類(lèi)，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。（三）檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。二、文書(shū)檔案管理（一）歸檔范圍 1、行政綜合類(lèi)：包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。 2、組織人事\教育培訓(xùn)類(lèi)：?jiǎn)T工變動(dòng)表、花名冊(cè)、教育培訓(xùn)卡。 3、會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類(lèi)：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)文件材料。 4、質(zhì)量管理類(lèi)：質(zhì)量管理方面的制度。 5、技術(shù)類(lèi)：產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。 6、銷(xiāo)售紀(jì)事類(lèi)：公司大規(guī)模的銷(xiāo)售活動(dòng)紀(jì)事。（二）文書(shū)的檔案立卷 1、歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件頁(yè)數(shù)，均應(yīng)齊全完整。 2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)，分類(lèi)一起排列，不得分開(kāi)。 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃，歸在文件所針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在所針對(duì)的最后一年立卷，跨年度的會(huì)議文件，歸在會(huì)議召開(kāi)的年度立卷。三、歸檔時(shí)間公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的各種合同及常規(guī)性報(bào)表，根據(jù)各自不同的時(shí)限要求及時(shí)上繳總經(jīng)理和人力資源部；其它各類(lèi)檔案如聲像檔案、活動(dòng)檔案、工程檔案等由各部門(mén)暫時(shí)保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部自行保管。四、檔案的借閱及銷(xiāo)毀（一）借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、撕毀并應(yīng)及時(shí)歸還。（二）會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。（三）定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地制定檔案銷(xiāo)毀清單，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，登記造冊(cè)，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)需有兩人以上參加，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

將所要整理的文件檔案分類(lèi)，編寫(xiě)目錄，一一進(jìn)行分裝，做好標(biāo)簽、標(biāo)記，最好能夠搞一個(gè)樹(shù)狀圖表出來(lái)，這樣就可以了。這個(gè)工作主要是要細(xì)心、耐心。

5，如何進(jìn)行檔案管理

檔案管理規(guī)定第一章總則第一條為加公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。第二條本規(guī)定所稱(chēng)的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條公司及各部門(mén)、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。第四條檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第五條公司各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員）。第六條檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門(mén)、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。第七條辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。第三章檔案的管理第八條整理辦法：1. 方法：以問(wèn)題特征為主，立小卷，一事一卷。2. 步驟：A. 收集文書(shū)檔案：當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。企業(yè)科技檔案類(lèi)：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊(cè)。B. 整理根據(jù)分類(lèi)和成立時(shí)間整理。C. 分類(lèi) 根據(jù)下述分類(lèi)方法分類(lèi)D. 立卷區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期。第九條過(guò)程管理：1. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門(mén)的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個(gè)月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。2. 屬部門(mén)保管的檔案：在每季頭一個(gè)月十日前匯編成冊(cè)上報(bào)辦公室，各分級(jí)保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。第十條監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門(mén)和各部門(mén)上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來(lái)監(jiān)督各部門(mén)及各部門(mén)檔案的管理工作。第十一條銷(xiāo)毀：須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在清單上簽字。第十二條公司檔案的分類(lèi)及編號(hào)：指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類(lèi)及編號(hào)要求操作。第十三條在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。第十四條借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線(xiàn)等，更不能隨意亂放，以免遺失。第十五條分級(jí)查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。第四章檔案?jìng)浞葜贫鹊谑鶙l 公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。第十七條各部門(mén)應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案，按《計(jì)算機(jī)管理辦法》管理。第十八條備份盤(pán)與源盤(pán)應(yīng)分開(kāi)存放，公司的備份盤(pán)應(yīng)在公司外保存。第五章處理?xiàng)l例第十九條有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：1. 毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀企業(yè)檔案2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案3. 涂改、偽造檔案4. 未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）第六章責(zé)任第二十一條本制度適用于偉凡公司各員工各部門(mén)。第二十二條本制度監(jiān)督責(zé)任部門(mén)為公司辦公室，第一責(zé)任人為各部門(mén)指定的資料員；第二責(zé)任人為資料員所在部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理。

6，求文件檔案管理制度

一、根據(jù)上級(jí)關(guān)于貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施方法的決定和有關(guān)檔案工作的指示，結(jié)合本院實(shí)際，特制定本制度，以加強(qiáng)本院文書(shū)檔案工作。二、堅(jiān)持檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理”的原則，本院設(shè)文書(shū)檔案室和機(jī)要文書(shū)檔案員，由院辦公室領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理本院的文書(shū)檔案。三、機(jī)要文書(shū)檔案員簡(jiǎn)稱(chēng)機(jī)要文書(shū)，要認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策，貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，積極學(xué)習(xí)檔案科技知識(shí)，刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待檔案工作，保證工作任務(wù)的完成。無(wú)特殊情況，機(jī)要文書(shū)檔案人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。四、機(jī)要文書(shū)不僅具體管理文書(shū)檔案和檔案室，而且負(fù)責(zé)對(duì)本院各業(yè)務(wù)部門(mén)的文件資料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并從實(shí)際出發(fā)，制訂、補(bǔ)訂或修訂必要的規(guī)章制度，加強(qiáng)文書(shū)檔案和檔案室的管理基礎(chǔ)工作。五、檔案室應(yīng)做好文書(shū)檔案的收集和接收工作。并應(yīng)于每年四月份前將上年具有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行歸檔。有保存價(jià)值的文件資料，是指具有現(xiàn)實(shí)查考使用價(jià)值和對(duì)學(xué)院改革、發(fā)展、建設(shè)等辦學(xué)建校活動(dòng)有研究?jī)r(jià)值的文件資料。六、各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)主動(dòng)在每年第一季度內(nèi)將具有保存價(jià)值的文件資料移送文書(shū)檔案室。任何部門(mén)或個(gè)人既不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔，又不得把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。七、送文書(shū)檔案室的文件資料應(yīng)符合下列要求： ⒈ 歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤(pán)、錄音帶、錄像帶，都必須齊全完整。 ⒉ 歸檔的書(shū)面文件資料手寫(xiě)文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫(xiě)筆、彩色筆書(shū)寫(xiě)，不得采用紅墨水書(shū)寫(xiě)。出現(xiàn)上述情況，機(jī)要文書(shū)應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。八、機(jī)要文書(shū)應(yīng)對(duì)移送到文書(shū)檔案室的外來(lái)文件資料和本院在工作活動(dòng)中形成的全部檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、加工整理和保管。對(duì)每年進(jìn)入檔案室的檔案必須及時(shí)進(jìn)行整理、編目和續(xù)排等工作。九、檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)檔案的進(jìn)入、移出、保管、改進(jìn)、修補(bǔ)、銷(xiāo)毀和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照上級(jí)規(guī)定，報(bào)送檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表。必要時(shí)，此項(xiàng)工作可在秘書(shū)和綜合統(tǒng)計(jì)人員協(xié)助下完成。十、機(jī)要文書(shū)應(yīng)編制本院的《檔案資料期限表》，經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。十一、本院應(yīng)定期對(duì)超過(guò)保管期限的檔案資料進(jìn)行鑒定。鑒定檔案資料必須在院辦公室主任的主持下，組成專(zhuān)門(mén)鑒定小組進(jìn)行，鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報(bào)告，并對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行登記造冊(cè)，報(bào)送院長(zhǎng)或經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。十二、檔案室應(yīng)力求逐步做到有能夠最大限度地保持檔案資料長(zhǎng)期完整性的保管條件的技術(shù)組織措施。有防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁(yè)或換頁(yè)、防隨意涂改和防斑點(diǎn)、褪色或字跡模糊等的設(shè)施。機(jī)要文書(shū)要定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。十三、機(jī)要文書(shū)應(yīng)編制檔案室存放的檔案資料的《檔案目錄》、《案卷文件目錄》和有關(guān)專(zhuān)題目錄，建立檔案資料目錄總冊(cè)。十四、檔案室應(yīng)利用總存檔案編寫(xiě)各種參考資料，主動(dòng)開(kāi)展檔案利用工作，為學(xué)院的管理、改革、發(fā)展建設(shè)服務(wù)，并注意掌握檔案的利用效果。十五、應(yīng)建立檔案室管理制度，檔案室保密制度，檔案室借閱制度等。十六、檔案室對(duì)本院形成文件需要收集兩份，匯集起來(lái)，編訂成冊(cè)，一套作立卷歸檔，一套供利用（查閱、摘錄、復(fù)制），以保證檔案的安全和方便利用。十七、對(duì)上級(jí)規(guī)定移交的檔案，必須按照上級(jí)要求及時(shí)辦理移交手續(xù)，做好檔案連同案卷目錄等移交工作。十八、對(duì)上級(jí)發(fā)下的文件及其復(fù)制件，需要借給或送給國(guó)內(nèi)的其他單位，必須報(bào)請(qǐng)發(fā)文單位書(shū)面批準(zhǔn)，對(duì)本院形成的文件，需要與國(guó)內(nèi)的其他單位交流或交換，⑴對(duì)于規(guī)章制度，可通過(guò)學(xué)院檔案室統(tǒng)一辦理，其他部門(mén)和人員不得擅自處理；⑵對(duì)學(xué)院的規(guī)劃、計(jì)劃、工作總結(jié)等文件材料，必須經(jīng)院長(zhǎng)簽準(zhǔn)后，由學(xué)院檔案室統(tǒng)一對(duì)外辦理。十九、不論是上級(jí)發(fā)下的文件及其復(fù)制件，還是本院的文件及其復(fù)制件，凡對(duì)國(guó)外單位和個(gè)人借閱、交換等，必須報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)書(shū)面批準(zhǔn)后才能通過(guò)檔案室辦理。二十、任何部門(mén)和個(gè)人利用檔案資料，未經(jīng)院長(zhǎng)或上級(jí)機(jī)關(guān)書(shū)面批準(zhǔn)，不得擅自公布。二十一、對(duì)檔案的收集、整理、利用服務(wù)、保護(hù)和管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，以及信息資源的開(kāi)發(fā)等，做出顯著成績(jī)的部門(mén)和個(gè)人，學(xué)院予以獎(jiǎng)勵(lì)。二十二、對(duì)損毀、丟失和擅自抄錄、復(fù)制、偽造、涂改、撕（換）頁(yè)、外傳或外送、公布檔案者及玩忽職守者，必須依據(jù)性質(zhì)和情節(jié)予以行政處分或賠償損失。屬于《中華人民共和國(guó)檔案法》第二十四條所列行為者，按規(guī)定辦理。二十三、機(jī)要文書(shū)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在離開(kāi)本崗前辦好交接手續(xù)。