如何做好時(shí)間管理，如何做到有效的時(shí)間管理

來源：整理時(shí)間：2023-05-04 10:01:44 編輯：好學(xué)習(xí) 手機(jī)版

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1，如何做到有效的時(shí)間管理
2，怎么進(jìn)行高效時(shí)間管理

1，如何做到有效的時(shí)間管理

建議使用時(shí)間管理軟件，如佳盟個(gè)人信息管理軟件采用先進(jìn)的GTD時(shí)間管理念，而且融入了四象限的管理原則，分出優(yōu)先等級(jí)，按照事件的優(yōu)先級(jí)去做，而且設(shè)置的自動(dòng)提醒功能。將時(shí)間管理與日程任務(wù)的管理緊密的結(jié)合在一起，形成清晰的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，便于管理、查找，大大提高工作的效率，更好的做好時(shí)間管理。

工作比較浮躁，沉不下心做事情，工作時(shí)間管理上欠缺，工作效率低，怎樣通過有效的方法做好時(shí)間管理，提高工作效率？

首先要做好行動(dòng)計(jì)劃，一切按計(jì)劃執(zhí)行，時(shí)間的利用率自然就高了

如何做到有效的時(shí)間管理

2，怎么進(jìn)行高效時(shí)間管理

高效管理時(shí)間的方法一：　　現(xiàn)代人的生活節(jié)奏越來越快，壓力也越來越大。經(jīng)常會(huì)聽到白領(lǐng)人士抱怨一個(gè)星期有三到四天的時(shí)間在加班，沒有時(shí)間鍛煉身體，身體經(jīng)常處在一種透支的狀態(tài);也有人抱怨，雖然現(xiàn)在的職位已經(jīng)到了中層管理層，但是沒有安全感，因?yàn)橹R(shí)的更新速度太快。　　其實(shí)大家都感覺到時(shí)間是個(gè)瓶頸，每天列了一大堆的計(jì)劃，晚上回顧的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)忙的都是一些瑣碎的事情，重要的事情卻沒有干，這都是因?yàn)槿狈r(shí)間管理的技能，不能很好的運(yùn)籌時(shí)間。　　時(shí)間是世界上最充分的資源，每個(gè)人都擁有24小時(shí)的一天，然而時(shí)間又是世界上最稀缺的資源。這就要求我們必須懂得充分地利用每一分每一秒的時(shí)間。　　大多數(shù)成功者都有一個(gè)共同特點(diǎn)，他們都是管理時(shí)間的高手，而失敗的管理者則無一例外地都不善于管理時(shí)間，這是因?yàn)椋芾頃r(shí)間是有技巧的。下面介紹幾種高效管理時(shí)間的方法。　　一、優(yōu)先計(jì)劃管理　　(1) 把每天要做的事列一份清單　　(2) 確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起　　(3) 每天都這么做　　大家可以看到這三條建議的關(guān)鍵點(diǎn)在于根據(jù)事情的重要程度決定優(yōu)先順序。為什么要根據(jù)事情重要程度來決定優(yōu)先順序?舉一個(gè)例子：有一個(gè)非常大的桶具，桶旁邊放了一些大石塊、小石塊、水和沙子，怎么做能最大限度的把這些東西都放進(jìn)桶里?　　正確的順序是先放大石塊再放小石塊，再放沙子，最后放水，如果按照相反的順序，先把水倒進(jìn)去，再放沙子，再放小石塊，最后放大石塊，這個(gè)桶就裝不下這么多的東西。其實(shí)，人的精力就像這個(gè)桶的容量一樣是有限的。大石塊就相當(dāng)于那些非常重要的事情，那些小石塊、沙子和水其實(shí)就相當(dāng)于瑣碎的小事。如果先去處理那些瑣碎的小事，到最后大的事情反而會(huì)被忽略到一邊。所以要按照事情的重要程度來確定優(yōu)先順序，這樣能夠節(jié)省你的精力和時(shí)間，重點(diǎn)專注于你要做的事情。　　二、目標(biāo)管理　　很多人都說，定目標(biāo)就一定有收獲，那么制定目標(biāo)究竟有哪些好處呢?　　(1) 通過制定目標(biāo)，可以節(jié)省不少時(shí)間。　　(2) 目標(biāo)就像一個(gè)篩子，可以篩選出要做的事情，過濾掉無關(guān)的事情。如果這件事情和目標(biāo)有關(guān)系就去做，和目標(biāo)沒關(guān)系就不必做，這樣生活會(huì)井然有序，并且有目的。　　(3) 目標(biāo)就像風(fēng)向標(biāo)一樣，它能夠使你沿著既定方向前進(jìn)，并喚起你最大的潛能，推動(dòng)你實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。成功人士都是那些目標(biāo)遠(yuǎn)大并且能夠付諸實(shí)施的人。有調(diào)查顯示，100%的人都認(rèn)為定目標(biāo)是有好處的，但只有20%的人清楚自己具體的目標(biāo)，能清楚地描述出他想要　　做的事情。這20%的人中只有3%的人把目標(biāo)寫下來，變成書面的東西。這個(gè)調(diào)查結(jié)果表明，這3%的人無論是從收入還是成就上都要比那97%的人高。大家都知道定目標(biāo)好，但是在制定目標(biāo)的時(shí)候還是存在很多的誤區(qū)。　　那么，到底應(yīng)該如何制定目標(biāo)呢?　　制定目標(biāo)要遵循一定的原則，否則目標(biāo)就會(huì)很空。制定目標(biāo)的原則有以下幾條：　　(1)目標(biāo)必須自己定。只有你自己參與，原動(dòng)力才會(huì)很大。因?yàn)橹挥心阕约呵宄阆胍鍪裁矗_(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)。　　(2)目標(biāo)必須切合實(shí)際。如果定得太低，沒有挑戰(zhàn)性，不能激發(fā)潛能，就沒有任何意義;如果定得太高，往往會(huì)中途流產(chǎn)。有句話說得好，目標(biāo)只要踮點(diǎn)腳尖就能夠得著，就是合理的;如果不用踮腳尖就夠到，那就沒有挑戰(zhàn)性;跳起來都?jí)虿坏剑蔷筒皇悄繕?biāo)。　　(3)目標(biāo)一定是書面的。要向3%的人學(xué)習(xí)，目標(biāo)書面化可以理清思路，時(shí)常提醒要實(shí)現(xiàn)的事情，就不容易遺忘。　　(4)目標(biāo)必須是可衡量的。只有可衡量的目標(biāo)，才能知道這個(gè)目標(biāo)到底實(shí)現(xiàn)了沒有，如果不是可衡量的目標(biāo)，就很難成為行動(dòng)的指南。　　(5)目標(biāo)必須是有時(shí)限的。如果定了一個(gè)毫無時(shí)間限制的目標(biāo)，那就不稱其為目標(biāo)了。只有有時(shí)限的目標(biāo)，才可以擬制相應(yīng)的行動(dòng)計(jì)劃。　　(6)目標(biāo)是平衡和諧的。你制定的目標(biāo)可能有很多個(gè)，包括生活上的、工作上的，這些目標(biāo)相互間不能沖突，否則就會(huì)使你無所適從。　　高效管理時(shí)間的方法二：　　1.積極利用情緒良好的時(shí)段，以提高工作效率。　　想做某一件事情，但是懶于動(dòng)手，這種所謂"缺少干勁"的狀態(tài)，相信每一個(gè)人都曾經(jīng)有這種經(jīng)驗(yàn)。有一些人說，遇到這種“沒勁”的場(chǎng)合，只要自己勉強(qiáng)干上三十分鐘到一個(gè)小時(shí)，注意力就會(huì)慢慢地產(chǎn)生，效率也會(huì)逐漸地提高。不過采取這種做法，在到達(dá)“干勁十足”以前的三十分鐘乃至一小時(shí)之間，工作效率會(huì)很差。因?yàn)槊銖?qiáng)工作，你在精神方面免不了會(huì)感覺到痛苦。基于此，絕對(duì)不能稱之為良策。以你來說，遇到“不起勁”時(shí)，就會(huì)立刻把手邊的工作置于一旁，再從“非做不可的工作”之中，找出自己最喜歡的工作，立刻著手去做。因?yàn)槭亲约合矚g的工作，自然就會(huì)產(chǎn)生工作熱情，效率自然也會(huì)提高。總而言之，一開始就制造“有勁”的狀態(tài)，然后再著手于你感到“不想做的事情”。如此，你就不會(huì)感到它像先前一般，叫人很難做下去。　　2.為了提高效率，不妨在接近限期時(shí)，仍然做別的工作。　　很多人都認(rèn)為，只要耗費(fèi)時(shí)間工作總能夠完成任務(wù)，實(shí)際上不見得完全如此。時(shí)間太充足的話，勢(shì)必將在無關(guān)緊要之處多耗費(fèi)時(shí)間，做起事來拖拖拉拉，缺乏一份緊張感。對(duì)自己來說，除非接近限期，否則都是先做別的工作。只有到了“不做將會(huì)來不及”時(shí)，才著手做本份工作。處于這種情況時(shí)，由于限期將至，效率會(huì)有很大的提高。管理者稱之為“期限屆滿的效果”。　　3.感到效率直線下降時(shí)，應(yīng)該“積極的休息”。　　上午工作的狀態(tài)一般來說都不會(huì)太差，但是到了下午，由于疲勞的累積，工作效率將逐漸下降。遇到這種情況，適度的休息是必要的。與其驅(qū)使渾渾沌沌的頭腦“長期作戰(zhàn)”，不如以適當(dāng)?shù)男菹追昼姡咕窕謴?fù)清爽后繼續(xù)投入工作，如此才能提高工作效率。　　4.發(fā)生麻煩時(shí)，先讓精神放松一下，然后再開始工作。　　管理者使精神轉(zhuǎn)為輕松，不僅僅是對(duì)疲勞有效。比如做錯(cuò)了事，被上司批評(píng)，顧客抱怨發(fā)牢騷時(shí)，將有很長時(shí)間叫你感到苦惱。心中感到苦惱時(shí)，即使勉強(qiáng)地工作，效率也不會(huì)提高。這時(shí)不妨讓自己放松一下，想到遇到問題首先是必須解決問題，再以一種積極的心態(tài)投入工作。也可以投入單純的工作，如此內(nèi)心就會(huì)逐漸地風(fēng)平浪靜，新的干勁也會(huì)跟著產(chǎn)生了。比如整理資料、整理雜記本都很不錯(cuò)。　　5.利用六分鐘為一單位的行動(dòng)記錄表，就可以發(fā)現(xiàn)“看不到的時(shí)間”。　　常常聽到周圍的人老是把“沒有時(shí)間……”這一句話掛在嘴邊。有些人為了爭(zhēng)取更多的時(shí)間，甚至削減自己的睡眠時(shí)間。以長遠(yuǎn)的眼光來看，縮短睡眠時(shí)間將在效率方面帶來負(fù)面的作用。與其這樣做，不如重估一下自己使用時(shí)間的方法，提醒各位管理者，不妨?xí)鴮懸幌伦约旱男袆?dòng)記錄，即記下幾點(diǎn)幾分到幾點(diǎn)幾分做了些什么?以辦公室來說，全體職員都使用“時(shí)間分析單”(以每六分鐘為一單位，記錄各人的工作。)提議以六分鐘為單位，是因它為一小時(shí)的十分之一，即等于零點(diǎn)一小時(shí)，合計(jì)起來比較簡(jiǎn)單方便。實(shí)際地做這種記錄的話，就可以獲得許多的信息，對(duì)于提高工作效率、有效地利用時(shí)間以及休息的計(jì)算方面都非常有幫助。　　6.對(duì)于感到厭惡的工作，可準(zhǔn)備“成功報(bào)酬”給自己或家人，以激發(fā)干勁。　　人類對(duì)自己喜歡的工作，可以長久的集中精力。反之，如果是自己厭惡的工作，僅僅數(shù)分鐘就會(huì)感到痛苦異常。有時(shí)實(shí)在提不起勁，甚至想半途而廢。但是，工作豈能說不做就不做?大多數(shù)的人在責(zé)任感和緊迫感的驅(qū)使下，勉強(qiáng)的做下去。然而，在強(qiáng)迫之下做事，效率是絕對(duì)不可能提高的，只能應(yīng)付的拖延下去而已。于是，管理者就挖空心思，想起這個(gè)問題“如何使苦差事在比較快樂的氣氛下進(jìn)行呢……”，但是，工作的內(nèi)容往往很少能夠改變，至于所謂的"快樂"，只好由自己來制造。想來又想去，管理學(xué)家認(rèn)為單純而最有效的方法，莫過于準(zhǔn)備一份“成功報(bào)酬”，告訴自己做完工作，就能立刻去做“某某事”。這里所謂的“某某事”，只要是任何對(duì)你有吸引力的東西都行。例如，寫完了這份報(bào)告書，就可以跟女朋友去逛街上館子，或者去看哪部一直想看的電影。如果是短時(shí)間內(nèi)就能完成的事，就告訴自己，做完這項(xiàng)工作，立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有這種經(jīng)歷，那就是在學(xué)生時(shí)代，父母對(duì)你說“這一次考試的成績(jī)很好的話，就買那件你想要的東西送給你。”為了得到夢(mèng)寐以求的東西，對(duì)于自己厭惡的科目，你會(huì)狠下功夫。管理學(xué)家所說的”成功報(bào)酬”原理跟這件事相同。　　7.只要把日常的工作“格式化”，就可以防止工作的錯(cuò)誤與疏忽。　　為了使工作有效率的進(jìn)行，最好把各種工作“格式化”，即把來自經(jīng)驗(yàn)的訣竅“格式化”。如此，不管在何時(shí)何地，任何人都可以采取最好的方法，在沒有錯(cuò)誤的情況下開始工作。對(duì)于這種工作的格式化，有些公司已經(jīng)開始實(shí)施，不過對(duì)成為格式化對(duì)象者，幾乎都是高度或者復(fù)雜的工作。在日常生活里面，管理者認(rèn)為可以大幅度的活用“格式化”。實(shí)際上，由于工作的訣竅不明了，而引起錯(cuò)誤及疏忽者，不僅限于專業(yè)工作，就是日常的工作也不能例外。例如你在辦公室時(shí)，委托別人替你聽電話，并且抄錄電話的內(nèi)容。如果抄錄的內(nèi)容，還是不能使你弄清楚對(duì)方之意的話，你就得去請(qǐng)教抄錄者。諸如此類，如果在一天里發(fā)生幾次的話，時(shí)間的損失就很驚人了。遇到這種情形，就算責(zé)備抄錄者也不能解決問題。如果事前就規(guī)定抄錄電話的格式，那就不可能發(fā)生錯(cuò)誤。在管理者的辦公室里，從專業(yè)的審查書類的寫法，到電話的應(yīng)答，郵件的處理等日常業(yè)務(wù)，都規(guī)定處理的格式，而且全部的工作人員都懂得其中訣竅。每次有新職員進(jìn)入公司，都必須弄懂所謂的"格式"。在決定“格式”之際，有一件事必須特別注意，那就是不能一開始就期待“完整”。不管期待如何的完整，仍然會(huì)發(fā)生意外的事情。因此必須在這種心理下規(guī)定”格式”，再經(jīng)過實(shí)際運(yùn)用后，不斷地添加內(nèi)容。經(jīng)過如此的過程，才能夠完成”活的格式”。對(duì)于所謂的”格式”，不妨加入一些小小的信息。以書寫格式來說，不妨提出該書類必須走的路程、所需時(shí)間、受理窗口的號(hào)碼、公休日和何時(shí)最不擁擠等。這些乍看之下，似乎不重要的信息是否被加入，其效果將有天壤之別。有些人由于忽略了這種小信息，而白跑了一趟，以致大幅度地浪費(fèi)時(shí)間與精力。這種格式，恰如指示到達(dá)目的地的一幅地圖。看到這幅地圖的人，為了能夠利用最短距離，走到目的地，必須加入適當(dāng)?shù)男畔?/section>

一、2/8法則，優(yōu)先處理時(shí)間管理的第一條法則，就是要懂得分清事情的主次先后。事情可以分為：重要緊急、重要不緊急、緊急不重要和緊急重要四大類。如何合理安排這些事情，是對(duì)每個(gè)人能力的考驗(yàn)。領(lǐng)導(dǎo)與員工最大的區(qū)別，就在于他們能抓住重點(diǎn)，知道先后。二八法則，作為經(jīng)過長期驗(yàn)證流傳下來的一個(gè)重要法則，對(duì)每個(gè)人都有重要的啟示意義。每天需要處理的事情當(dāng)中，往往只有大概20%的事情是重要的，而另外80%的事情是不重要或者是無關(guān)緊要的。其中，最重要的20%又大概需要花費(fèi)80%的時(shí)間來處理，而其他大部分的事情卻只需要占到20%的時(shí)間。要想讓時(shí)間效率最大化，就要懂得如何做出抉擇。在處理20%的重要事情的時(shí)候，要基于優(yōu)先級(jí)考慮，并做緊急處理。除了優(yōu)先順序的處理以及精力的合理分配之外，也要懂得勞逸結(jié)合，注意休息。二、合理安排，見縫插針高效時(shí)間管理的第二個(gè)法則就是要懂得合理安排，提高效率。合理安排就是要根據(jù)前面所說的二八法則進(jìn)行排序，針對(duì)事情的重要程度和預(yù)計(jì)需要花費(fèi)的時(shí)間管理進(jìn)行先后順序的安排和時(shí)間的分配。合理安排還意味著對(duì)一個(gè)項(xiàng)目要有時(shí)間節(jié)點(diǎn)的控制。比如說什么時(shí)候開始，中間要經(jīng)過哪些環(huán)節(jié)和步驟，什么時(shí)間結(jié)束，幾個(gè)重要的時(shí)間推動(dòng)點(diǎn)是什么？都要有一個(gè)有序合理的安排。除此之外，還要學(xué)會(huì)見縫插針，充分利用時(shí)間。人不可能一直集中精力，也不可能一直按部就班的工作，有一些工作會(huì)插隊(duì)，有時(shí)候自己也會(huì)有懈怠的時(shí)候，這就像懂得見縫插針，在自己沒有狀態(tài)的時(shí)候，安排一些無關(guān)緊要的事情來處理，比如看工作群里的動(dòng)態(tài)，回復(fù)別人的信息等等。三、一次解決，避免重復(fù)所有的事情都要力爭(zhēng)一次解決，避免重復(fù)性工作。比如一個(gè)郵件只看一次，并及時(shí)給予回復(fù)，不要看過之后明明需要自己處理的，卻放任不管拖到最后。這樣不僅容易遺忘而導(dǎo)致工作疏漏，也容易使自己的時(shí)間花費(fèi)在回憶和重新了解的過程中，導(dǎo)致同樣事情要考慮兩遍甚至更多。當(dāng)然，十分重要的、需要加以思考和討論的郵件例外。其他工作也是如此。一次解決，還意味著在一個(gè)時(shí)間段只處理一件事情，而不是讓多項(xiàng)工作同步進(jìn)行。同步處理多項(xiàng)事務(wù)，一個(gè)是容易導(dǎo)致混亂，需要不斷的去協(xié)調(diào)安排各項(xiàng)工作的時(shí)間；再一個(gè)，一旦工作中途中斷之后，容易忘記自己所從事工作的具體內(nèi)容，又要從頭開始梳理，導(dǎo)致大量時(shí)間的浪費(fèi)。很多人在工作的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)加塞加活是再正常不過的了，這時(shí)候就必然需要放下當(dāng)前的工作去處理緊急的事情。即使是這樣，在處理完緊急工作之后，也要嚴(yán)格按照之前規(guī)劃的順序，將事情一件件的處理。四、巧借工具，事半功倍“工欲善其事，必先利其器”，說的就是要懂得巧借工具來快速的完成工作。例如，在做思維發(fā)散訓(xùn)練的時(shí)候，思維導(dǎo)圖工具就可以派上用場(chǎng)；阿里巴巴主推的釘釘，就是想讓工作變得更專注；各種郵箱app的開發(fā)，也是為了便于郵件的管理······通過對(duì)合適工具的選用，可以讓時(shí)間變得更有效率。要想實(shí)現(xiàn)同一個(gè)目的，可以有不同的途徑和方式方法，office、adobe、印象筆記、百度云盤等工具的開發(fā)，就是為了讓目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)路徑的兩點(diǎn)之間變得最短。比如說，一幅圖的呈現(xiàn)，有的人會(huì)通過語言進(jìn)行描述，并記錄成文字進(jìn)行展現(xiàn)；而有人就會(huì)通過手繪板進(jìn)行描繪，讓細(xì)節(jié)表達(dá)的更細(xì)膩；還有的人會(huì)直接進(jìn)行拍照或者攝像，構(gòu)建出一個(gè)擬態(tài)的真實(shí)環(huán)境······不同的工具，不同的效率，拍照攝影是最為直接和完整的再現(xiàn)方式，效率高低顯而易見。但是如果是想用影視的方式進(jìn)行展現(xiàn)，卻非要用ppt或者excel來制作，雖然可以實(shí)現(xiàn)同樣的效果，但是效率卻有著天壤之別。“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，每個(gè)工具的存在，都有各自的意義，了解了各種工具最直接的功能之后，通過不同工具的配合，可以讓事情在最短的時(shí)間內(nèi)得到解決，而不是讓自己陷于無限的糾結(jié)循環(huán)當(dāng)中。五、形成習(xí)慣，長期堅(jiān)持時(shí)間的管理，其實(shí)是對(duì)有序的管理，對(duì)工作流程、事情先后的管理。既然是“有序”和“管理”，就需要有一定規(guī)則制度、流程順序來進(jìn)行約束。無規(guī)矩不成方圓，規(guī)矩的存在就是為了讓“有序”得以長久。在形成相應(yīng)的制度和流程之后，最關(guān)鍵的就是要不斷地堅(jiān)持，從而逐漸形成習(xí)慣。就像法則三說的那樣，只有形成習(xí)慣、規(guī)范了流程步驟，所有的事情就可以正常推進(jìn)、一次搞定，也就不會(huì)產(chǎn)生混亂和時(shí)間上不必要的浪費(fèi)；也只有不斷的堅(jiān)持，才能夠駕輕就熟，形成記憶。記憶源自熟悉，熟悉的事情就不需要太動(dòng)腦筋思考，這就是習(xí)慣的力量。“記憶宮殿”的偉大之處，也正是在于從日常熟悉的事務(wù)中尋找記憶點(diǎn)，從而記住沒有規(guī)律的要素。當(dāng)然，在管理的過程中還要不斷的總結(jié)和提升，從而使整個(gè)流程制度、工作習(xí)慣不斷得到改進(jìn)。這是個(gè)學(xué)無止境的過程，因?yàn)榄h(huán)境和新事物不斷的在改變和發(fā)生，這也就強(qiáng)迫每個(gè)人都要有永不止步的精神。高效的時(shí)間管理是每個(gè)人都應(yīng)該學(xué)會(huì)的技能，上面總結(jié)的五大法則只是作為時(shí)間管理的重要基石，還有很多需要具體執(zhí)行和改進(jìn)，以避免出現(xiàn)混亂和無序。

怎么進(jìn)行高效時(shí)間管理